Ritiro, riconsegna e stati della prenotazione, e cosa succede quando un cliente è in ritardo

Una prenotazione in Rentalbuddy ha tre stati separati, e la maggior parte della confusione nasce dal mescolarli:

Quale	Dove lo vedi	A cosa risponde
Stato della prenotazione	La colonna Stato in Prenotazioni	Questa prenotazione è attiva o annullata?
Stato del pagamento	La colonna Stato del pagamento, e la sezione Pagamento nella prenotazione	Il denaro è arrivato?
Stato del ritiro	Il menu a tendina dello stato nella prenotazione e in Gestione prenotazioni	Dov'è l'attrezzatura?

Lo stato del ritiro è quello con cui lavori ogni giorno, e quello che decide quando un'unità torna libera.

Stato della prenotazione: Riservata, OK, Annullata

Riservata: la prenotazione esiste ma non è una prenotazione confermata e attiva. La vedrai raramente. Un pagamento ancora in corso ha lo stato del pagamento In attesa e non compare nell'elenco Prenotazioni finché non viene pagato.
OK: una normale prenotazione attiva. La maggior parte del tuo elenco.
Annullata: annullata. L'annullamento non sposta denaro; consulta la guida su come modificare, spostare o annullare una prenotazione.

Stato del pagamento

Pagato, Non pagato, Pagato in parte, In attesa, Rimborsato, Scaduto o Non riuscito.

In attesa significa che un pagamento è in corso ma non concluso, per esempio un cliente che sta pagando proprio ora. Le prenotazioni in attesa sono escluse dalla sequenza temporale di Gestione prenotazioni, così un pagamento abbandonato non ingombra la tua vista del giorno.
Una prenotazione il cui pagamento online è In attesa, Scaduto o Non riuscito non riceve codici: nessuno sblocco, nessun codice PIN e nessun controllo della stufa per l'ospite. Se il cliente annulla un pagamento Swish, torna alla verifica dello stato del pagamento e da lì al pagamento. Se Stripe ha già completato il pagamento, la pagina di sblocco attende fino a circa 10 secondi la conferma prima di mostrare i codici.
Una prenotazione pagata con il tipo Pagamento di test mostra Pagato con pagamento di test nella sua sezione Pagamento.

Pagamenti, rimborsi e lo storico dei pagamenti sono trattati nelle guide sulla modifica di una prenotazione e sui rimborsi.

Stato del ritiro: i quattro stati

Il menu a tendina nella prenotazione e in ogni riga dell'elenco in Gestione prenotazioni ha esattamente quattro scelte:

Non ritirato - flusso preliminare richiesto Il cliente deve completare i tuoi requisiti Prima dello sblocco (domande, foto, termini) prima di vedere i suoi codici. Le nuove prenotazioni partono da qui solo quando il passaggio prima dello sblocco della sede è attivato e ha almeno un requisito.

Pronto per il ritiro Lo stato iniziale normale: pagato, in attesa, attrezzatura non ritirata. Nella sequenza temporale: bianco con un contorno scuro.

Ritirato Il noleggio è in corso. Impostarlo registra Check-in con l'ora corrente. Nella sequenza temporale: blu pieno.

Riconsegnato L'attrezzatura è tornata. Impostarlo registra Check-out con l'ora corrente e libera l'unità. Nella sequenza temporale: verde pieno.

La pagina della prenotazione mostra Inizio e Fine prenotati accanto a Check-in e Check-out. Non sono la stessa cosa: Inizio e Fine sono ciò che è stato prenotato, Check-in e Check-out sono quando è effettivamente avvenuto. Un trattino significa che non è ancora avvenuto.

Cambia tu lo stato

Apri la prenotazione in Prenotazioni e usa il menu a tendina dello stato sotto Inizio, Fine, Check-in e Check-out, oppure
Apri Gestione prenotazioni e usa il menu a tendina Stato nella riga della prenotazione, senza bisogno di aprire la prenotazione.

La modifica viene salvata subito. Ti serve l'autorizzazione a gestire le prenotazioni (proprietari dell'account, membri e Personale prenotazioni, e i ruoli partner che gestiscono le prenotazioni); per i visualizzatori il menu a tendina è disattivato.

Cosa fa ogni scelta agli orari registrati:

Ritirato registra Check-in come adesso e cancella Check-out.
Riconsegnato registra Check-out come adesso.
Pronto per il ritiro cancella sia Check-in sia Check-out.

Puoi spostare una prenotazione in qualsiasi direzione, anche fuori da Riconsegnato. I clienti non possono annullare la propria riconsegna; tu sì.

Riaprire una prenotazione che il cliente ha riconsegnato per errore: scegli Ritirato se il noleggio è ancora in corso, o Pronto per il ritiro se non sarebbe dovuto iniziare. Due cose da sapere prima:

L'orario di check-in originale non viene mantenuto: Ritirato registra un nuovo Check-in come adesso.
Le risposte del vecchio questionario di riconsegna (una valutazione o domande mostrate in Risposte alla riconsegna) vengono eliminate quando sposti la prenotazione fuori da Riconsegnato.

L'unità viene di nuovo tolta dalla disponibilità non appena riapri la prenotazione. Se nel frattempo qualcuno ha prenotato l'orario liberato, puoi ritrovarti con due prenotazioni sulla stessa serratura: controlla Gestione prenotazioni prima di riaprire una riconsegna in una giornata piena.

Cosa segna una prenotazione come Ritirato, e cosa non dimostra

Una prenotazione diventa Ritirato in uno di quattro modi:

Il cliente apre la sua pagina di sblocco al momento giusto. Da 15 minuti prima dell'inizio prenotato fino a 30 minuti dopo la fine prenotata, basta aprire la pagina: una prenotazione Pronto per il ritiro passa a Ritirato e viene registrato il Check-in. Il cliente non deve premere nulla.
Il cliente invia il modulo prima dello sblocco durante quella finestra. Se lo invia prima, la prenotazione passa invece a Pronto per il ritiro.
Un sistema di serrature collegato segnala il ritiro.
Lo imposti tu.

Se il cliente apre la pagina troppo presto, vede "Sei in anticipo" e "La tua prenotazione inizia alle …" con un pulsante Ricarica la pagina, e lo stato non cambia.

Il cliente deve fare il check-in per ricevere il suo codice?

No. Non c'è un passaggio di check-in separato prima dei codici. I codici vengono mostrati nella pagina di sblocco del cliente, che si apre con il pulsante Inizia la prenotazione nell'email di conferma, da 15 minuti prima dell'inizio prenotato. Aprire la pagina in quella finestra è il check-in: mostra i codici e allo stesso tempo segna la prenotazione come Ritirato. I codici non vengono mai inviati in un'email.

Quattro cose possono trattenere i codici:

Troppo presto: prima di 15 minuti dall'inizio la pagina dice "Sei in anticipo".
Requisiti prima dello sblocco: quando quel passaggio è attivato, il cliente invia prima i tuoi requisiti e poi vede i codici (vedi "Prima che il cliente possa sbloccare" più sotto).
Qualcosa ancora da pagare: dopo che hai inviato un link di pagamento, la pagina mostra "Non hai pagato l'intera prenotazione" con Paga al posto dei codici finché non viene pagato.
Un pagamento non concluso: finché il pagamento online è In attesa, o dopo che è Scaduto o Non riuscito, la prenotazione non riceve alcun codice.

Il personale può anche leggere il codice Igloo di una prenotazione nella pagina della prenotazione, nella colonna Codice PIN delle Righe d'ordine, e comunicarlo al cliente.

Ritirato significa solo che il cliente ha aperto in tempo la pagina con il suo codice, non che la serratura si sia aperta. Per le serrature a codice, Rentalbuddy non sa mai se il codice è stato digitato. Quindi una prenotazione può mostrare Ritirato anche se nessuno nella tua stazione ha visto il cliente, e un cliente può avere il suo codice senza aver ritirato nulla. Se un cliente dice che il codice non funziona, consulta la guida alla risoluzione dei problemi con i codici PIN.

Dove vengono registrati check-in e check-out

Ogni effettivo cambio di stato del ritiro diventa una riga nel Registro modifiche della prenotazione, con chi l'ha fatto e dove:

"Check-in della prenotazione effettuato da", "Check-out della prenotazione effettuato da"
"Stato del ritiro impostato su … da": per esempio quando un modulo prima dello sblocco sposta una prenotazione su Pronto per il ritiro
"Check-in cancellato da", "Check-out cancellato da", "Check-in e check-out cancellati da": quando riporti indietro una prenotazione

Dopo il nome viene il luogo: tramite Pagina di sblocco, tramite Pagina di riconsegna, tramite Modulo prima dello sblocco o tramite Hardware. Le modifiche fatte da te o da un collega mostrano il tuo nome senza un luogo. Una nota tra parentesi segnala qualcosa di insolito: in anticipo, in ritardo, annullata o non pagata, oppure "era …" quando la prenotazione proveniva da uno stato inatteso, per esempio "Check-in della prenotazione effettuato da: Anna (era Riconsegnato)" dopo una riconsegna riaperta.

La pagina di sblocco ricontrolla la prenotazione ogni minuto, ma vengono registrate solo le modifiche effettive, così il registro resta breve. Chi è chi nel registro modifiche è spiegato nella guida sulla modifica di una prenotazione.

Come riconsegna il cliente

Tutto ciò che segue avviene nella pagina di sblocco del cliente, la pagina che raggiunge dal link nella sua email di conferma.

Il cliente preme Conferma la riconsegna nella pagina di sblocco.
Si apre la pagina di riconsegna, intitolata Conferma la riconsegna (o con il tuo titolo). Se hai impostato Requisiti di riconsegna, il cliente li compila qui.
Il cliente preme Completa il noleggio.
Mentre i suoi codici sono ancora sullo schermo, gli viene chiesto "Hai chiuso e restituito tutto?": "I tuoi codici del lucchetto non verranno più mostrati dopo questo passaggio. Assicurati che tutto sia al suo posto e chiuso prima di continuare.", con Sì, ho chiuso e Non ancora. Se la tua pagina di riconsegna nasconde i codici, questa domanda arriva già quando preme Conferma la riconsegna.
La prenotazione diventa Riconsegnato e il cliente vede "Grazie, la tua prenotazione è stata completata!", seguito dal tuo messaggio di conferma della riconsegna e, se collegate, dalle tue recensioni Google.

Buono a sapersi:

Le risposte ai requisiti vengono salvate per prime; solo dopo la prenotazione viene segnata come riconsegnata.
Su un telefono, mentre il cliente compila una lista di controllo per la riconsegna, il suo codice resta fissato in cima allo schermo così può ancora chiudere.
Un pulsante Termina la prenotazione in un'email apre direttamente la pagina di riconsegna, e funziona anche dopo la fine prenotata.
La pagina di riconsegna non si apre prima di 15 minuti prima dell'inizio prenotato.
Una volta che una prenotazione è Riconsegnato, dal cliente o da te, la pagina di sblocco del cliente mostra solo il ringraziamento, non i codici. Non segnare una prenotazione come Riconsegnato mentre il cliente deve ancora aprire una serratura.
Se usi una stufa per sauna collegata, segnare la prenotazione come Riconsegnato spegne anche la stufa.

Se i clienti vedono o meno Conferma la riconsegna dipende dall'impostazione Mostra pulsante di conferma nella scheda Flusso cliente (in Impostazioni, o nella sede se ha Specifico della sede attivato), passaggio Sblocco (PIN + istruzioni per il ritiro). È attiva a meno che tu non la disattivi. I requisiti di riconsegna si impostano nel passaggio Riconsegna (chiusura + lista di controllo), in Requisiti di riconsegna: consulta la guida sul flusso cliente per entrambi.

Dove finiscono le risposte: apri la prenotazione e cerca Risposte alla riconsegna. Le risposte al passaggio prima dello sblocco sono in Risposte prima dello sblocco, quelle date al pagamento in Risposte del cliente. Ogni sezione compare solo quando contiene qualcosa. Ogni risposta mantiene la domanda così com'era quando il cliente ha risposto, anche se in seguito modifichi o elimini la domanda. Le foto vengono raccolte anche nella galleria immagini della prenotazione.

Molti clienti non premono mai Conferma la riconsegna. È normale, e non costa nulla: non riconsegnare non addebita mai nulla in più al cliente. È per questo che esiste lo stato manuale Riconsegnato.

Segnare una prenotazione come Riconsegnato libera subito l'unità

Quando una prenotazione viene impostata su Riconsegnato, da quel momento le sue unità non bloccano più nulla. L'attrezzatura è di nuovo prenotabile subito, anche se l'orario di fine prenotato non è ancora passato. Un cliente che ha prenotato fino alle 18:00 ed è di ritorno alle 14:00 ti dà altre quattro ore da noleggiare, ma solo quando qualcuno segna la prenotazione come Riconsegnato.

Quindi quando un cliente torna in anticipo: non annullare la prenotazione e non cambiarne l'orario di fine. Imposta Riconsegnato.

Riconsegnato non sposta denaro, non invia rimborsi e non invia alcuna email propria. Una volta che una prenotazione è conclusa (segnata come Riconsegnato, o terminata da più di 30 minuti), la sua serratura non può più essere cambiata, né con Modifica Serratura né trascinandola in Gestione prenotazioni: mantiene la serratura (e il numero della serratura) usata dal cliente. La guida sulla sequenza temporale spiega le regole di trascinamento.

Prima che il cliente possa sbloccare

L'immagine speculare del passaggio di riconsegna è il passaggio Prima dello sblocco (facoltativo) del Flusso cliente. Quando è attivato con almeno un requisito, le nuove prenotazioni per quella sede partono come Non ritirato - flusso preliminare richiesto. Il cliente vede i tuoi requisiti al posto dei suoi codici PIN e riceve i codici una volta che li invia. Usalo per liberatorie, video sulla sicurezza, foto di un documento d'identità o un controllo delle condizioni prima che l'attrezzatura esca. La configurazione è trattata nella guida sul flusso cliente.

Quando un cliente è in ritardo o non riconsegna mai

Risposta breve: non succede nulla automaticamente. Non c'è uno stato "scaduto", nessun avviso, nessuna riconsegna automatica e nessuna penale automatica per il ritardo. La prenotazione resta semplicemente Ritirato finché il cliente o tu non la segnate come Riconsegnato.

Cosa cambia con il tempo:

La pagina di sblocco del cliente. Dalla fine prenotata, il conto alla rovescia (se lo mostri) dice "La tua prenotazione è già terminata.", ma i codici vengono ancora mostrati. Da 30 minuti dopo la fine prenotata, la pagina mostra "La tua prenotazione non è più valida." al posto dei codici.
Il codice nella serratura può durare più della pagina. Un codice Igloo funziona nella serratura per la propria finestra temporale, che termina all'ora piena dopo la fine prenotata (un'ora più tardi se la prenotazione è iniziata dopo i :45), e non può essere revocato a distanza. I tempi esatti dei codici sono nella guida alla risoluzione dei problemi con i codici PIN.
L'unità torna prenotabile secondo il calendario, non alla riconsegna. Una volta trascorsi la fine prenotata più il tuo Tempo cuscinetto dopo la prenotazione, l'unità può essere prenotata da qualcun altro, anche se la prenotazione dice ancora Ritirato. Se il kayak è davvero ancora fuori, il cliente successivo può prenotare un'unità che non c'è. È l'immagine speculare della riconsegna anticipata vista sopra, e il motivo per dare un'occhiata a Gestione prenotazioni all'orario di chiusura.

Le penali per il ritardo non sono supportate, per scelta. Rentalbuddy non addebita automaticamente nulla a nessuno per una riconsegna in ritardo. Se applichi un costo per le riconsegne in ritardo, inserisci la regola nei tuoi termini e addebitalo tu in seguito (per esempio con un link di pagamento nella prenotazione: consulta la guida sulla modifica di una prenotazione).

Cosa puoi impostare invece:

Un'email "per favore riconsegna". In Impostazioni → Email, crea un'email personalizzata inviata Dopo la fine della prenotazione (in Quando deve essere inviata l'email?) con Stato della prenotazione impostato solo su Ritirato. Raggiunge così esattamente i clienti che hanno ritirato e non hanno mai completato una riconsegna, e lascia in pace quelli che non hanno mai ritirato. Un promemoria Prima della fine della prenotazione con un pulsante Prolunga la prenotazione funziona come sollecito prima che sia troppo tardi. Come crearle è spiegato nella guida sulle email. I promemoria vengono inviati solo via email; gli SMS non sono offerti.
Tempo extra a pagamento. Con Mostra il pulsante per prolungare la prenotazione attivato, i clienti possono pagare per tenere l'unità più a lungo, purché sia libera: consulta la guida sulla modifica di una prenotazione. Puoi anche prolungare tu la prenotazione per loro con Modifica → Prolunga, fino a 12 ore dopo la fine prenotata.
Un margine. Tempo cuscinetto dopo la prenotazione nelle date di apertura della sede mantiene l'unità non prenotabile per quel tempo dopo ogni prenotazione. Non dà al cliente tempo in più; protegge la prenotazione successiva. Con le serrature a codice Igloo, un tempo cuscinetto di almeno un'ora impedisce anche, nella maggior parte dei casi, che il codice del cliente precedente funzioni ancora durante il noleggio successivo. Consulta la guida sugli orari di apertura.

Il cliente precedente non ha riconsegnato e quello successivo sta aspettando

Apri Gestione prenotazioni e trova la serratura. La prenotazione in ritardo è ancora blu (Ritirato); la prenotazione del cliente successivo la segue.
Contatta il cliente in ritardo: il suo telefono e la sua email sono nella prenotazione.
Se un'altra unità dello stesso prodotto è libera, sposta lì la prenotazione del cliente in attesa: trascinala su un'altra riga di serratura, o usa Modifica Serratura nella prenotazione. Riceve il codice per la nuova serratura (consulta la guida sulla sequenza temporale).
Quando l'attrezzatura in ritardo è tornata, imposta la prenotazione in ritardo su Riconsegnato.

Riepilogo rapido

Situazione	Cosa fare
Il cliente è tornato in anticipo e vuoi noleggiare di nuovo l'unità	Imposta Riconsegnato
Il cliente non ha mai premuto la riconsegna	Imposta tu Riconsegnato
Il cliente ha premuto la riconsegna per errore	Imposta di nuovo Ritirato: l'orario di check-in viene riscritto
Attrezzatura consegnata al banco	Imposta Ritirato, o lascia che lo faccia la pagina di sblocco del cliente
Il cliente è in ritardo	Nulla di automatico; contattalo, prolunga se vuole più tempo
Il cliente successivo aspetta un'unità non riconsegnata	Sposta la prenotazione in attesa su una serratura libera
Sollecitare i clienti a riconsegnare	Email personalizzata Dopo la fine della prenotazione, Stato della prenotazione Ritirato
Foto o una lista di controllo alla riconsegna	Flusso cliente → Riconsegna (chiusura + lista di controllo)
La prenotazione non deve avvenire affatto	Annulla: consulta la guida sulla modifica di una prenotazione

Domande frequenti

Cosa succede se un cliente non riconsegna in tempo? Nulla di automatico: la prenotazione resta Ritirato, non viene addebitata alcuna penale e nessuno viene avvisato. L'unità torna prenotabile dopo la fine prenotata più il tuo tempo cuscinetto, quindi contatta il cliente e controlla Gestione prenotazioni.

Rentalbuddy può addebitare automaticamente una penale per il ritardo? No, per scelta. Inserisci la tua regola sulle riconsegne in ritardo nei termini e addebitala tu in seguito; offri il pulsante di prolungamento così i clienti possono invece pagare per il tempo in più.

I clienti non premono mai "Conferma la riconsegna": è un problema? No. Non viene addebitato nulla in più e l'unità viene comunque liberata alla fine prenotata più il tempo cuscinetto. Imposta tu Riconsegnato se vuoi riavere l'unità prima.

Un cliente ha premuto la riconsegna per errore: come riapro la prenotazione? Riporta lo stato su Ritirato nella prenotazione o in Gestione prenotazioni. L'orario di check-in viene registrato di nuovo come adesso.

I clienti possono ricevere il loro codice PIN senza fare il check-in? Sì. Non c'è un check-in separato: il codice è nella pagina di sblocco da 15 minuti prima dell'inizio, ed è proprio l'apertura di quella pagina a segnare la prenotazione come Ritirato. Vengono prima solo i requisiti Prima dello sblocco o un link di pagamento non pagato.

La prenotazione dice Ritirato: il cliente ha davvero aperto la serratura? Non necessariamente. Ritirato significa che ha aperto la sua pagina di sblocco nella finestra della prenotazione (o che l'hai impostato tu); le serrature a codice non segnalano mai se il codice è stato digitato.

Il cliente è tornato in anticipo: posso noleggiare di nuovo il kayak? Sì: imposta la prenotazione su Riconsegnato e l'unità è subito prenotabile. Non annullare la prenotazione e non cambiarne l'orario di fine.

Perché il check-out dice 17:32 quando la prenotazione è terminata alle 17:59? Check-out è il momento in cui la riconsegna è stata completata, dal cliente che preme Completa il noleggio o da qualcuno che imposta Riconsegnato, non la fine prenotata.

Il cliente successivo ha trovato l'armadietto vuoto: e ora? La prenotazione precedente non è mai stata riconsegnata, ma il suo orario era terminato, quindi l'unità è stata prenotata di nuovo. Sposta la prenotazione del cliente in attesa su una serratura libera con lo stesso prodotto, e contatta il cliente in ritardo.

Il Personale prenotazioni può fare il check-in e il check-out dei clienti? Sì. Il Personale prenotazioni può cambiare lo stato nella prenotazione e in Gestione prenotazioni, proprio come proprietari e membri. I visualizzatori no.

Il pagamento con carta del cliente non è riuscito. Può comunque ricevere il suo codice? No. Una prenotazione il cui pagamento online è In attesa, Scaduto o Non riuscito non riceve codici, né sblocco né codici PIN, che sia ancora in corso o già scaduta.