Riaprire dopo l'inverno: la checklist per prepararsi alla stagione

Arriva il primo weekend caldo, qualcuno prova a prenotare e non funziona nulla: nessun orario disponibile, serrature disattivate per l'inverno, nessun codice PIN. Nessuno di questi è un guasto: è l'aspetto che ha un account dopo un inverno con una stagione terminata, batterie scariche e collegamenti scaduti con il produttore delle serrature. Questi controlli, in quest'ordine, rimettono tutto a posto.

Se questa è la tua primissima stagione, segui invece la checklist di configurazione per nuovi noleggiatori: questa guida presume che l'anno scorso tutto funzionasse.

1. Guarda prima la Home: quali sedi non accettano prenotazioni

Accedi e leggi la parte alta della Home. Una sede la cui stagione è terminata compare nell'avviso Sedi che non accettano prenotazioni:

Una sede: "{location} non accetta prenotazioni." con Apri la sede.
Più sedi: "{n} sedi non accettano prenotazioni." con Vedi le sedi. Nell'elenco Sedi, passa il mouse sull'icona di avviso accanto al nome di una sede per vederne il motivo: dopo l'inverno di solito dice "L'ultimo periodo è terminato il" seguito dall'ultimo giorno della stagione scorsa.

Nella sede stessa, il riquadro sotto la barra Salva dice Questa sede non sta ricevendo prenotazioni ed elenca cosa manca (una stagione terminata compare lì come Nessuna data di apertura impostata), e la scheda Date di apertura è contrassegnata con Nessuna data di apertura attiva o futura. La colonna Date di apertura attive dell'elenco Sedi mostra lo stesso stato per tutte le sedi a colpo d'occhio.

Una sede con una stagione terminata sembra perfettamente in ordine ovunque, quindi questo è il controllo più importante. Se la Home dice anche "Nessuna sede può accettare prenotazioni finché i pagamenti non sono configurati.", inizia dal passaggio 9.

Leggi anche gli altri avvisi in alto nella Home, e i segni rossi o arancioni accanto a Sedi, Prodotti e Impostazioni nel menu:

Il collegamento a igloohome richiede attenzione: Igloohome rifiuta il login salvato oppure il metodo di pagamento di Igloo Connect è scaduto (passaggio 2).
Prenotazioni senza codice PIN: serrature che i clienti possono prenotare ma che non possono creare codici (passaggio 4).
Unità di serratura offline: una box station o un'unità Allockate non comunica da un po' (passaggio 3).
Stripe richiede la tua attenzione: Stripe ha sospeso pagamenti o bonifici, oppure c'è una scadenza in corso (passaggio 9).
Da controllare: dati di contatto mancanti, termini da rivedere, o un periodo di apertura che finisce presto senza nulla dopo (passaggi 7 e 12).

Il significato di ogni avviso è spiegato nella guida al menu del pannello di gestione e agli avvisi della Home.

2. Ricollega il lato Igloohome

Passa al passaggio 5 se non hai serrature Igloohome.

L'avviso sul collegamento. Nei mesi prima che il tuo collegamento Igloohome scada, quando accedi si apre una finestra Attenzione!: "Il tuo collegamento a Igloohome scade tra" tot giorni, oppure "Il tuo collegamento a Igloohome è scaduto!", con Ricollega Igloohome. Ricollegalo invece di chiudere la finestra. In Impostazioni → Integrazioni → Serrature smart il collegamento risulta Collegato o Non collegato; tieni presente che Collegato significa solo che Rentalbuddy ha un collegamento, non che i codici funzionino: i passaggi 4 e 11 lo verificano.
Il controllo notturno del collegamento. Ogni notte Rentalbuddy chiede a Igloohome se il tuo login salvato funziona ancora. Se Igloohome continua a rifiutarlo, la Home, Impostazioni → Integrazioni e le tue schede Serrature mostrano Il collegamento a igloohome richiede attenzione: "Rentalbuddy non riesce più a raggiungere il tuo account igloohome (dal {date}). Finché non lo ricolleghi, le nuove prenotazioni non riceveranno codici PIN." Ricollegalo con Collega con l'app Igloohome.
Il metodo di pagamento in Igloo Connect. Se durante l'inverno la carta nel portale Igloo Connect di Igloohome è scaduta, la sincronizzazione si ferma con Metodo di pagamento richiesto: "Aggiungi un metodo di pagamento valido nel portale Igloo Connect per sincronizzare le tue serrature." Il controllo notturno lo mostra anche nella Home: "igloohome rifiuta le richieste perché il tuo account Igloo Connect non ha un metodo di pagamento (dal {date})…". Usa Apri il portale Igloo Connect e risolvi lì (dal lato di Igloohome, in Settings → Payment Method) prima della stagione, non mentre un cliente aspetta.

La configurazione o la migrazione dell'account Igloohome stesso è trattata nella guida sull'account Igloohome e su Igloo Connect.

3. Ricarica le serrature e controllale

La cura dell'hardware spetta al produttore delle serrature, quindi segui le sue indicazioni. Due cose da sapere prima di farsi prendere dal panico: le batterie si scaricano durante il rimessaggio, e una serratura rimasta scarica tutto l'inverno può sembrare completamente morta finché non è rimasta in carica per un bel po'. Ricarica ogni serratura, poi controlla le basi: numeri degli armadietti e adesivi leggibili, codici QR ancora sulle unità, archetti e sportelli che si muovono liberamente. Se una serratura non si apre nemmeno con il codice giusto, vedi la guida su una serratura che non si apre.

Se usi una box station Gokaya o un'unità Allockate, controlla il suo chip di stato nella scheda Serrature della sede prima della stagione: Online, Nessun segnale (solo box station: nessuna comunicazione di recente) oppure Offline; passaci sopra il mouse per vedere l'ultimo contatto. Rentalbuddy controlla le unità ogni ora; un'unità confermata offline compare come Unità di serratura offline nella Home e in rosso nella scheda Serrature ("Verifica che l'unità sia alimentata e abbia una connessione di rete. Questo avviso scompare da solo non appena l'unità torna a comunicare."). Finché la sede è chiusa per la stagione è solo una nota blu, e diventa un avviso se l'unità è ancora offline una settimana prima dell'apertura.

4. Risincronizza le serrature Igloohome e prova ognuna

Vai in Sedi → apri la sede → Serrature.
Premi Sincronizza serrature Igloohome. La finestra recupera le tue serrature da Igloohome (Recupera di nuovo lo ripete). Le serrature che hai associato nell'app Igloohome durante l'inverno compaiono qui, pronte da aggiungere con Scegli la sede e Aggiungi serrature; le serrature già collocate mostrano Collocata. La sincronizzazione rimuove anche l'avviso "Igloohome non elenca più alcune serrature Igloo di questa sede" per ogni serratura che Igloohome elenca ancora per te.
Su ogni serratura Igloo, usa Sincronizza questa serratura da Igloo (sulla riga della serratura). Prova anche a ottenere un codice PIN per la serratura. Vuoi vedere Serratura sincronizzata da Igloo; se dice che Rentalbuddy non è riuscito a ottenere un codice, verifica che Igloohome sia collegato e che la serratura sia associata nell'app Igloohome, poi riprova.
Leggi gli avvisi in alto nella scheda Serrature. Un banner rosso come "La serratura {lock} non può creare codici PIN. I clienti che la prenotano non ricevono alcun codice." (anche il nome della scheda Serrature diventa rosso, e la Home mostra Prenotazioni senza codice PIN) significa che i clienti che prenotano quella serratura non ricevono alcun codice; le righe sotto spiegano il perché, e le righe contrassegnate ti dicono quale serratura. Risolvi la causa e sincronizza: le prenotazioni ancora in attesa vengono ritentate automaticamente e ricevono i loro codici entro pochi minuti. Un avviso arancione "Attenzione: alcune serrature Igloo di questa sede non possono creare codici PIN." riguarda vecchie serrature inserite a mano tramite ID Bluetooth; usa Sincronizza serrature Igloohome per collegarle. Non aspettare un'email: ne parte una solo quando una serratura con problemi ha una prenotazione che inizia entro 12 ore, quindi controlla questa scheda tu stesso.

Se hai serrature in più sedi, ripeti il controllo nella scheda Serrature di ogni sede. L'intero ciclo di vita delle serrature (aggiunta, spostamento, sostituzione, avvisi) è nella guida alle serrature.

5. Riattiva le serrature, entro il tuo limite di serrature

Se hai disattivato le serrature per l'inverno, restano nascoste dal flusso di prenotazione finché non le riattivi.

Una serratura: sposta il suo interruttore Attivo. Il pannello di gestione chiede Attiva serratura, "Questa serratura diventerà disponibile per le prenotazioni e conterà nel tuo piano.", e salva non appena premi Attiva. Vedi Serratura attivata.
Tutte le serrature di una sede: quando tutte le serrature sono disattivate, la scheda mostra "Attenzione: tutte le serrature di questa sede sono inattive. I clienti non vedranno alcun prodotto nella finestra di prenotazione." con Attiva tutte le serrature, che chiede conferma una sola volta per tutte.

Solo le serrature attive contano nel limite di serrature del tuo piano. Le serrature inattive sono gratuite, quindi puoi tenere nell'elenco serrature di riserva o guaste disattivate. L'intestazione della scheda Serrature mostra Serrature attive e Serrature inattive per quella sede, e con un piano che ha un limite la riga sotto dice "{active} di {limit} serrature in uso nel tuo piano, in tutte le sedi". Impostazioni → Fatturazione mostra Serrature attive per l'intero account.

Se attivare una serratura supererebbe il limite, ottieni Nessuno slot disponibile per serrature attive, "Disattiva un'altra serratura o aggiungi una serratura attiva al tuo piano.", con Sostituisci serratura (scambiala con una serratura attiva che non tornerà in uso) oppure Aggiungi serratura attiva (apre Fatturazione). Attiva tutte le serrature è disattivato quando supererebbe il limite: "Attivare tutte le serrature supererebbe il tuo limite di serrature attive."

Il prodotto su ogni serratura si sceglie nella colonna Prodotto della tabella delle serrature e si salva con il pulsante Salva: a differenza dell'interruttore Attivo, le modifiche al prodotto aspettano Salva. Verifica che nessuna serratura che deve essere prenotabile resti senza prodotto.

6. Sostituisci una serratura che non è sopravvissuta all'inverno

Se un'unità è guasta e hai una serratura di riserva, non eliminare la vecchia serratura per aggiungerne una nuova: usa Sostituisci serratura sulla riga della vecchia serratura attiva (l'icona di scambio) e scegli la serratura che subentra: di solito una di riserva disattivata, ma può subentrare anche una serratura già attiva nella stessa sede. La nuova serratura prende il prodotto e le prenotazioni future ("{n} prenotazioni future vengono spostate su {lock}."), e quella vecchia viene disattivata e perde il suo prodotto. Con una serratura di riserva disattivata il numero di serrature attive resta invariato; con una serratura che era già attiva ti ritrovi con una serratura attiva in meno. Cosa succede nella finestra elenca ogni modifica prima che tu prema Sostituisci. Vedi Serratura sostituita (oppure quante prenotazioni sono state spostate). Per spostare le prenotazioni servono i permessi di gestione delle prenotazioni: senza, Sostituisci resta disattivato finché la vecchia serratura ha prenotazioni future.

La nuova serratura mantiene le proprie prenotazioni future. Una serratura non viene proposta come sostituta se le prenotazioni da spostare si sovrappongono alle sue, o se ha prenotazioni future con un altro prodotto; queste serrature sono elencate in Serrature che non possono subentrare, con il motivo. Le prenotazioni fatte con un prodotto diverso da quello che viene spostato restano sulla vecchia serratura. Una nuova serratura Igloo appena associata può subentrare anche direttamente da Sincronizza serrature Igloohome → Sostituisci una serratura. Una stufa per sauna collegata alla vecchia serratura passa a quella nuova, a meno che la nuova non ne abbia già una propria. La sostituzione nel dettaglio è nella guida alle serrature.

7. Crea le date di apertura della nuova stagione

Questa è la classica dimenticanza primaverile: il periodo dell'anno scorso è terminato in autunno, e una sede senza un periodo in corso non accetta alcuna prenotazione: nessun errore, solo una pagina di prenotazione vuota.

Apri la sede → Date di apertura. Il periodo dell'anno scorso risulta Terminato.
Premi Crea periodo, oppure usa Copia periodo sul periodo dell'anno scorso e assegna nuove date alla copia. Imposta Inizio del periodo e Fine del periodo in modo da coprire la stagione.
Controlla Orari di ritiro e Orari di riconsegna dei giorni della settimana. Per dare gli stessi orari ad altri giorni, usa l'icona di copia su un giorno: copia gli orari di quel giorno, compresi gli orari di ritiro e riconsegna, su Tutti i giorni o su un altro giorno. Gli orari di apertura e chiusura cadono sempre sul tuo intervallo di prenotazione; un orario tra due fasce viene spostato (apertura più tardi, chiusura prima), quindi controlla gli orari dopo il salvataggio.
Se usi prezzi stagionali, imposta Tabella prezzi del periodo (Alta stagione / Bassa stagione) sul nuovo periodo.
Elimina le vecchie Date personalizzate che non ti servono più: i giorni di chiusura dell'anno scorso e le chiusure per maltempo.
Premi Salva. Il periodo risulta Attivo (o Programmato se inizia più avanti), e l'avviso Sedi che non accettano prenotazioni scompare quando non manca nient'altro.

Pianifica anche l'autunno: fino a 14 giorni prima della fine di un periodo senza nulla impostato dopo, la scheda Date di apertura avvisa "Il periodo attuale termina il {date} e dopo non è impostato nulla. Da quel momento i clienti non vedono date prenotabili." e la Home lo elenca sotto Da controllare.

Ogni impostazione di questa scheda è spiegata nella guida agli orari di apertura; se la sede continua a non essere prenotabile, segui la guida sul perché i clienti non riescono a prenotare nulla.

8. Rivedi prodotti, prezzi e disponibilità

Apri Prodotti e scorri l'elenco: prezzi ancora corretti (compresi i prezzi di alta e bassa stagione e i prezzi per giorno della settimana), descrizioni ancora vere, disponibilità corrispondente a ciò che è sopravvissuto al rimessaggio. Ricorda che nelle sedi senza personale il numero che i clienti possono prenotare è il numero di serrature attive con quel prodotto: per questo i passaggi 5 e 6 contano più del numero di disponibilità. Nelle sedi con personale un prodotto con quantità 0 non è in vendita ed è nascosto ai clienti, quindi aumenta di nuovo la quantità di tutto ciò che noleggi. Se la Home mostra una riga di prodotto come "{product} non può essere prenotato" (per esempio nessun prezzo, oppure un prezzo giornaliero mancante tra i primi sette giorni), apri il prodotto da lì.

9. Verifica che Stripe accetti ancora i pagamenti

A volte durante l'inverno Stripe chiede nuove informazioni (identità, coordinate bancarie, dati aziendali). Impostazioni → Pagamenti → Pagamenti online dice a parole cosa vuole Stripe, per esempio "Stripe ha bisogno di altre informazioni da te entro il {date}, altrimenti i pagamenti verranno sospesi.", con Completa su Stripe. Quando i pagamenti sono sospesi, i bonifici sono trattenuti o c'è una scadenza in corso, la Home mostra lo stesso sotto Stripe richiede la tua attenzione. Se i clienti non possono pagare affatto, la Home dice anche "Nessuna sede può accettare prenotazioni finché i pagamenti non sono configurati." con Configura i pagamenti. I dettagli sono nella guida al collegamento con Stripe.

10. Controlla il pulsante di prenotazione sul tuo sito web

L'inverno è il periodo in cui i siti web vengono rifatti, e gli aggiornamenti dei temi sono famosi per rimuovere il codice incorporato. Apri la scheda Pulsante di prenotazione della sede e usa Anteprima: "Apre il tuo sito web in una nuova scheda con il flusso di prenotazione, così puoi verificare che l'incorporamento funzioni." Poi apri la tua pagina reale come farebbe un cliente. Per un pulsante incorporato, la scheda dice anche "Il pulsante di prenotazione è online su {your site}" quando il pulsante è stato caricato su una pagina reale; premi Verifica di nuovo dopo aver aperto la pagina. Già che ci sei, conferma che URL in cui è inserito il pulsante di prenotazione punti ancora alla pagina giusta: i link nelle email ai clienti vengono costruiti a partire da esso. La reinstallazione è trattata nella guida all'installazione del pulsante di prenotazione.

11. Fai una vera prenotazione di prova

Prenota dall'inizio alla fine (prenotazione, pagamento, email di conferma, codice PIN nella pagina di sblocco, apertura della serratura, riconsegna) sulla tua pagina di prenotazione reale, non solo nell'anteprima. Il modo più semplice è Fai una prenotazione di prova nella barra in alto della sede, accanto a Salva: gratuita, oppure, quando il tuo account riceve pagamenti online tramite Stripe, con un piccolo pagamento che viene rimborsato subito. Il pulsante resta disattivato finché la sede non può accettare prenotazioni, e finché la scheda in cui ti trovi ha modifiche non salvate. La prenotazione di prova è contrassegnata con Prova, esclusa dai dati della dashboard e annullata automaticamente 30 minuti dopo averla fatta. In Prenotazioni è nascosta finché non attivi Mostra prenotazioni di prova. Funzionano ancora anche un codice promozionale al 100 % o una prenotazione del personale con Pagamento di test; questi annullali tu stesso dopo. Tutti e tre sono descritti nella checklist di configurazione per nuovi noleggiatori. Per le serrature Igloohome il codice compare 15 minuti prima dell'inizio, oppure allo scoccare dell'ora se la prenotazione inizia più avanti nell'ora, quindi prenota un orario che inizia subito.

12. Rileggi email, termini e dati di contatto

Impostazioni → Email → la riga la cui Attivazione è Quando viene creata la prenotazione (la tua conferma di prenotazione): il numero di telefono è aggiornato, le istruzioni per il ritiro sono ancora valide?
Sede → Impostazioni della sede → Telefono della sede ed Email della sede: i clienti li vedono nelle loro email e li usano per contattarti. Una sede senza di essi, o con quelli di Rentalbuddy, è contrassegnata nella sua scheda Impostazioni della sede ed elencata nella Home sotto Da controllare.
Flusso cliente → Impostazioni principali → Termini e condizioni: ancora validi per questa stagione?

13. Disattiva ciò che non torna in uso

Tutto ciò che non è sopravvissuto all'inverno deve smettere di essere prenotabile prima che inizi la stagione, non dopo che qualcuno l'ha prenotato:

Una serratura guasta senza ricambio: sposta su off il suo interruttore Attivo. Il pannello di gestione chiede Disattiva serratura; se sulla serratura ci sono ancora prenotazioni dice quante ("{n} prenotazioni future sono ancora su questa serratura.") con Apri Gestione prenotazioni. Le prenotazioni già su una serratura disattivata mantengono i loro codici di accesso, a meno che tu non le sposti. Preferisci disattivare a eliminare: l'eliminazione è definitiva.
Un prodotto che non offri più: toglilo prima dalle sue serrature, poi usa Elimina prodotto. Finché una serratura lo porta, l'eliminazione viene rifiutata: "Questo prodotto è ancora collegato a una serratura. Rimuovilo dalla serratura nella scheda Serrature della sua sede, poi riprova." Nemmeno un prodotto con prenotazioni future può essere eliminato; la finestra di dialogo elenca quelle prenotazioni.
Una serratura di cui ti stai liberando: una serratura con prenotazioni future non può essere eliminata. Sposta prima le sue prenotazioni, oppure lasciala semplicemente disattivata.

Questa è la routine primaverile: avvisi della Home, collegamento Igloohome, batterie, nuova sincronizzazione, riattivazione delle serrature, sostituzioni, date di apertura, prodotti, Stripe, pulsante sul sito web, prenotazione di prova, testi, pulizia. In quest'ordine richiede un pomeriggio.

Domande frequenti

È primavera e non si può prenotare nulla: cosa ho dimenticato? Quasi sempre le date di apertura: il periodo dell'anno scorso è terminato. Apri la sede → Date di apertura → Crea periodo (oppure Copia periodo) e imposta le date di questa stagione.

Le mie serrature non funzionano dopo l'inverno. Ricaricale, poi nella scheda Serrature della sede usa Sincronizza serrature Igloohome e Sincronizza questa serratura da Igloo. Se la sincronizzazione dice Metodo di pagamento richiesto, sistema prima il metodo di pagamento nel portale Igloo Connect.

Non riesco a riattivare le serrature: dice Nessuno slot disponibile per serrature attive. Solo le serrature attive contano nel limite del tuo piano. Disattiva una serratura che non usi più, usa Sostituisci serratura per scambiare una serratura guasta con una di riserva, oppure scegli Aggiungi serratura attiva per aggiungere uno slot in Fatturazione.

Le serrature disattivate contano nel mio limite di serrature? No. Le serrature inattive non contano; solo le serrature attive occupano uno slot del tuo piano.

Dove riattivo le serrature adesso? Non c'è una pagina Stazioni. In ogni sede: Sedi → apri la sede → Serrature, poi l'interruttore Attivo su ogni serratura oppure Attiva tutte le serrature.

La Home dice "L'ultimo periodo è terminato il": c'è qualcosa di rotto? No, la tua stagione è semplicemente finita. Crea il periodo della nuova stagione nella scheda Date di apertura della sede.

Una serratura si è rotta durante l'inverno: la elimino? No. Se hai una serratura di riserva, usa Sostituisci serratura così che quella di riserva prenda il suo prodotto e le sue prenotazioni future; altrimenti disattiva la serratura guasta.

Come verifico tutto prima che arrivi il primo cliente? Usa Fai una prenotazione di prova nella barra in alto della sede e prenota tramite la tua pagina di prenotazione reale. La prova è contrassegnata, esclusa dai tuoi dati e annullata automaticamente dopo 30 minuti.

Ho fatto una prenotazione di prova: perché non è in Prenotazioni? Le prenotazioni di prova sono nascoste per impostazione predefinita. Attiva Mostra prenotazioni di prova in Prenotazioni per vederle.

Come do a tutti i giorni gli stessi orari di apertura? In Date di apertura, usa l'icona di copia sul giorno con gli orari giusti e scegli Tutti i giorni (oppure un giorno alla volta), poi premi Salva. Sostituisce il vecchio Match all days to Monday.

La Home dice Unità di serratura offline: cosa faccio? Verifica che la box station o l'unità Allockate sia alimentata e abbia una connessione di rete (e, per le box station, una SIM funzionante). L'avviso scompare da solo non appena l'unità torna a comunicare.

Il pulsante di prenotazione è sparito dal mio sito web. Probabilmente un aggiornamento del sito o del tema ha rimosso il codice. Controlla con Anteprima nella scheda Pulsante di prenotazione e reinstalla il codice come descritto nella guida al pulsante di prenotazione.