Alterar uma reserva: prolongar, mover, editar ou cancelar

Uma reserva paga não fica congelada. Pode adicionar tempo, movê-la para outro dia, alterar produtos ou dados do cliente, ou cancelá-la — e o pagamento já cobrado fica na reserva em todos os casos. Este guia cobre tudo o que pode alterar numa reserva a partir da página dela.

Abra uma reserva a partir de Reservas no menu e clique nela. Os botões no topo da página da reserva são Mensagens, Editar, Cancelar e Imprimir.

Editar exige permissão para gerir reservas: proprietários da conta, membros da conta, Equipa de reservas e as funções de parceiro que gerem reservas. Os leitores não o veem.
Cancelar exige permissão para eliminar reservas, que os proprietários da conta, os membros e a Equipa de reservas (e os proprietários e membros de parceiro) têm. Desaparece depois de a reserva ser cancelada.
As compras de subscrições não têm nenhum dos dois botões.

Editar reserva: Prolongar, Mover ou Edição completa

Prima Editar. Uma pequena janela Editar reserva pergunta o que pretende fazer:

Opção	O que diz	O que faz
Prolongar	"Adicionar tempo no fim. A hora de início, os produtos e as fechaduras mantêm-se."	Adiciona tempo depois do fim atual.
Mover	"Passar toda a reserva para uma nova hora de início. Os produtos e a duração mantêm-se."	Move toda a reserva para outro dia ou hora (reagendar).
Edição completa	"Alterar produtos, quantidades, datas e dados do cliente na janela de reserva."	Abre a janela de reserva com a reserva carregada, para qualquer outra alteração.

Uma opção que não pode ser usada aparece a cinzento e diz porquê:

Prolongar e Mover: "Não disponível para uma reserva cancelada."
Prolongar: "Não disponível depois de a reserva ter sido devolvida."
Mover: "Não disponível depois de a reserva ter começado." — isto também se aplica quando a reserva está marcada como Levantado ou Devolvido, mesmo que a hora de início ainda não tenha chegado.
Edição completa numa reserva que já começou continua disponível, mas mostra um aviso: "Esta reserva já começou. Alterá-la pode mudar as fechaduras ou mostrar códigos PIN errados ao cliente."

Prolongar e Mover são as opções seguras: não podem remover uma linha de produto nem mudar uma fechadura por engano, o que uma Edição completa pode fazer. Use a Edição completa só quando precisar de alterar o que foi reservado.

O cartão Cliente na página da reserva mostra o nome, o telefone e o email com que a reserva foi feita, não os dados mais recentes da ficha do cliente. Um Mover mantém-nos como estão.

Prolongar e Mover abrem os mesmos ecrãs que os seus clientes usam, mas em modo de administração: a alteração é aplicada assim que confirma, sem pagamento. Depois volta à reserva para acertar o dinheiro (ver Cobrar ou reembolsar a diferença de preço abaixo).

Prolongar uma reserva (adicionar tempo no fim)

Abra a reserva e prima Editar e depois Prolongar.
A janela Prolongue a sua reserva verifica o que está livre depois da reserva ("Aguarde enquanto verificamos os horários de prolongamento disponíveis.").
Em Prolongar por: escolha o tempo extra em Horas (e Dias quando são possíveis prolongamentos mais longos). A lista mostra a nova hora de fim ao lado de cada opção — "As datas e horas mostram a nova hora de fim. Só são mostradas as horas de devolução disponíveis."
O rodapé mostra o novo período e A cobrar: com o preço do tempo extra.
Prima Prolongar reserva.

O que custa o tempo extra. Mantém-se o preço acordado na reserva: a Rentalbuddy calcula a reserva tal como está e a reserva mais longa aos preços de hoje, e só a diferença é somada ao total da própria reserva. Um prolongamento só pode aumentar o custo: uma reserva mais longa que teria um preço mais baixo não custa nada a mais. Numa conta que aceita pagamentos online, um prolongamento que custe menos do que o pagamento online mínimo do Stripe pode mostrar A cobrar: 0 nesta janela; mesmo assim, o seu prolongamento soma o montante completo à reserva, e a caixa Adicionar pagamento abre-se a seguir.

A reserva mantém a hora de início, os produtos e as fechaduras; só o fim se move. Os códigos das fechaduras são renovados para cobrir a nova hora de fim, por isso um cliente com a página de desbloqueio aberta pode ver "Código atualizado".

Até onde pode prolongar. Só são oferecidas horas que estão realmente livres. Os limites são:

a reserva seguinte nas mesmas unidades, mais o seu tempo de bloqueio após uma reserva,
o seu horário de abertura e as horas de devolução,
a duração máxima de reserva do local ("Esta reserva já atingiu a duração máxima permitida."),
se nada estiver livre logo a seguir à reserva: "Não é possível prolongar porque os horários a seguir à sua reserva estão esgotados."

Locais com horários fixos prolongam passando para uma duração de sessão mais longa que ofereça: aparece um botão Passar para … por cada duração mais longa. Uma passagem custa o preço da sessão mais longa menos o preço da sessão já reservada: passar uma sessão de 2 horas com o preço 300 para uma sessão de 4 horas com o preço 500 custa 200. Se a reserva já tiver a sua sessão mais longa: "Já tem a sessão mais longa disponível. Para uma estadia mais longa, faça uma nova reserva." As reservas ao dia em locais com horários fixos não podem ser prolongadas de todo: "As reservas ao dia não podem ser prolongadas. Crie uma nova reserva."

Quando Prolongar é recusado à partida:

mais de 12 horas depois do fim reservado — a janela diz "A reserva já terminou e já não pode ser prolongada. Crie uma nova reserva.";
as reservas de eventos não podem ser prolongadas (a janela mostra a mesma mensagem "já terminou");
reservas canceladas ou devolvidas (a opção aparece a cinzento).

Se a janela disser "Não tem permissão para gerir esta reserva.", a sua função não pode gerir reservas nessa conta. "Não foi possível prolongar a reserva. Tente novamente." significa que o prolongamento não foi concluído.

Um prolongamento em aberto por reserva. Se o cliente começou a pagar um prolongamento desta reserva sem o concluir, o seu prolongamento termina primeiro o do cliente e fecha o respetivo pagamento. Se esse pagamento já não puder ser fechado porque talvez tenha acabado de ser concluído, a janela espera alguns segundos e volta a verificar a reserva. Depois mostra a nova hora de fim com "O pagamento anterior do prolongamento do cliente foi concluído, pelo que a reserva já está prolongada.", ou "O pagamento anterior do prolongamento do cliente ainda está a ser confirmado. Tente novamente dentro de um minuto."

Não é enviado nenhum email quando prolonga. Depois é-lhe proposto enviar o email de confirmação (ver abaixo). Os emails de lembrete ainda planeados para a reserva mantêm as horas originais após um prolongamento, por isso um lembrete marcado para antes do fim da reserva é enviado em relação à hora de fim antiga (ver o guia de emails).

Cada prolongamento — seu ou do cliente — aparece também como uma linha expansível própria por baixo da reserva na lista Reservas; ver o guia sobre encontrar e filtrar reservas.

Mover uma reserva para outro dia ou hora (reagendar)

Abra a reserva e prima Editar e depois Mover.
A janela Alterar hora de início abre com as horas atuais.
Escolha a nova hora:
- na maioria dos locais, escolha uma Nova data e uma Nova hora de início (o seu início atual está marcado como Atual);
- em locais com horários fixos, escolha um dos horários oferecidos: "Escolha um novo horário abaixo — a duração da sua reserva mantém-se."
O rodapé mostra o novo período e a alteração de preço: Sem alteração de preço, A cobrar: … ou A reembolsar: ….
Prima Confirmar novo horário.

O que deve saber sobre mover:

A duração e os produtos mantêm-se; só o início (e com ele o fim) se move. Para alterar a duração, use Prolongar ou Edição completa.
O preço pode mudar, mas mantém-se o preço acordado na reserva. A Rentalbuddy calcula a hora original e a nova hora aos preços de hoje e soma ou subtrai apenas a diferença entre ambas, por isso preços de dias úteis, fim de semana ou época podem tornar a reserva mais cara ou mais barata. Se os seus preços mudaram desde que o cliente reservou, a reserva mantém o seu próprio preço mais ou menos essa diferença; não é recalculada de raiz.
Todos os produtos têm de estar livres na nova hora. Caso contrário: "O horário selecionado não está disponível."
A sua alteração não está sujeita às regras do cliente. O botão de mover do cliente e o respetivo prazo não se aplicam a si. O que continua a bloquear uma alteração: a reserva está cancelada, já começou ou está levantada ou devolvida, ou tem um pagamento ainda em curso (vê então a mensagem "Booking has a pending payment").
Os novos códigos acompanham a alteração. Os códigos das fechaduras da reserva são criados de novo para a nova hora.

Mover para uma hora mais barata nunca reembolsa automaticamente. Depois de mover vê: "O novo preço é … inferior ao valor já pago. Reembolse a diferença a partir da lista de pagamentos." Faça-o a partir da secção Pagamento da reserva — ver o guia sobre reembolsar ou cancelar uma reserva.

Edição completa: alterar produtos, quantidades, datas ou dados do cliente

Abra a reserva e prima Editar e depois Edição completa.
A janela de reserva abre com a reserva carregada. Altere datas, horas, produtos, quantidades, extras ou dados do cliente exatamente como um cliente faria.
Conclua a janela de reserva.

A disponibilidade continua a aplicar-se: a janela só oferece horas em que o seu local está aberto e em que há uma unidade livre. Se a hora pretendida não for oferecida, a causa costuma ser as suas datas de abertura, não a reserva.

Uma Edição completa reconstrói as linhas da reserva, por isso as fechaduras e os códigos podem mudar. É por isso que uma reserva já começada mostra o aviso na janela Editar reserva. Um cliente que esteja junto à fechadura pode ver o seu código mudar.

O idioma da janela de reserva fica guardado na reserva. Decide o idioma dos emails que a reserva envia. Se o local oferecer vários idiomas de reserva, escolha o idioma do cliente no seletor de idioma da janela de reserva antes de concluir — isto aplica-se tanto à Edição completa como a novas reservas.

Cobrar ou reembolsar a diferença de preço

Depois de Prolongar, Mover ou Edição completa volta à reserva, e o que acontece a seguir depende do preço:

Mais caro: a caixa Adicionar pagamento abre sozinha com o Montante em falta.
Mesmo preço: é-lhe perguntado Enviar email de confirmação — Sim ou Não.
Mais barato do que o já pago: vê o lembrete de reembolso acima e depois a pergunta Enviar email de confirmação.

Na caixa Adicionar pagamento, escolha o Método de pagamento:

Ligação de pagamento Stripe — "A ligação de pagamento é enviada para o email do cliente". O próprio cliente paga com cartão. A ligação cobra exatamente o Montante introduzido, repartido pelas linhas da própria reserva com o respetivo IVA; o código promocional da reserva não volta a ser aplicado. Até pagar, a página de desbloqueio dele mostra "Ainda não pagou a totalidade da sua reserva" com um botão Pagar em vez dos códigos. O Stripe não aceita um pagamento abaixo do seu montante mínimo para a sua moeda (por exemplo 3 SEK); Definições → Pagamentos mostra o valor para a sua conta. Se o Montante for inferior, a caixa diz "O montante mínimo que pode ser pago online é … Escolha Manual para registar o pagamento manualmente." e Registar pagamento fica a cinzento: receba o dinheiro de outra forma e registe-o como Manual.
Manual — recebeu o dinheiro de outra forma. Escolha o Tipo de pagamento (Swish, Fatura, Pagamento com cartão, Pagamento Klarna, Fatura manual, Swish manual, Pagamento com cartão manual, Pagar no local ou Pagamento de teste), defina o Estado e, opcionalmente, adicione uma Nota de pagamento — "Nota opcional para registo interno (por exemplo, ID da transação, número de referência)".

Verifique o Montante e prima Registar pagamento, ou Ignorar para acertar mais tarde. Em ambos os casos é-lhe depois perguntado Enviar email de confirmação. Pode abrir a mesma caixa a qualquer momento com Novo pagamento no fundo da secção Pagamento.

Pagamento de teste marca uma reserva como paga sem dinheiro real — útil para reservas de teste antes de entrar em funcionamento. A linha de pagamento recebe uma etiqueta Teste e a secção Pagamento diz Pago com pagamento de teste, para que não possa ser confundido com um pagamento real. A reserva em si continua a contar na Receita total do painel e na exportação de reservas como qualquer outra reserva, por isso cancele as reservas de teste quando terminar.

Enviar novamente a ligação de pagamento

O email com a ligação de pagamento pode ser enviado novamente a partir de Mensagens no topo da reserva: Enviar nova mensagem → Email de pagamento, ou Reenviar num email de pagamento anterior na lista. Ambos só funcionam enquanto a reserva tiver uma ligação de pagamento Stripe aberta, ou seja, enquanto houver algo por pagar. Caso contrário aparecem a cinzento com "Crie primeiro um pagamento Stripe". Para enviar uma, prima Novo pagamento na secção Pagamento e escolha Ligação de pagamento Stripe: ao registá-la, a ligação é enviada por email ao cliente. O email de pagamento mostra sempre o montante da ligação aberta. Se a ligação tiver sido removida depois de abrir a reserva, vê "Esta reserva não tem nenhuma ligação de pagamento aberta. Crie um pagamento Stripe em Novo pagamento para poder enviar uma."

Reservas de teste feitas com Fazer uma reserva de teste

Uma reserva feita com Fazer uma reserva de teste (na barra superior da página de um local, ao lado de Guardar) é uma coisa diferente de um Pagamento de teste: a página da reserva mostra "Esta é uma reserva de teste. Não entra nos seus números e é cancelada automaticamente 30 minutos depois de ter sido feita." seguido de "Não foi cobrado nenhum pagamento." ou "O pagamento de teste é reembolsado." Na lista Reservas fica oculta a menos que Mostrar reservas de teste ({count}) esteja ativado, e nesse caso tem uma etiqueta Teste; fica fora dos números do painel, e o Rentalbuddy cancela-a sozinho ao fim de 30 minutos. Cancele-a manualmente para terminar o teste mais cedo. A configuração de uma reserva de teste é explicada no guia da lista de configuração.

A secção Pagamento na reserva

A secção Pagamento mostra o estado do pagamento, Total (IVA incl.), Pago e Em falta, e uma linha por pagamento com Montante, Método de pagamento, Estado, ID do pagamento, Criado e Registado por.

Registado por diz quem recebeu o pagamento: o nome de um colega, Cliente para pagamentos com cartão feitos pelo próprio cliente, ou uma etiqueta de parceiro ou de Equipa Rentalbuddy (as mesmas etiquetas do registo de alterações abaixo). Os pagamentos manuais mais antigos mostram um traço.
Anular pagamento (o ícone do caixote do lixo num pagamento manual) substitui a eliminação: "O pagamento fica na lista como anulado e deixa de contar para o montante pago." Pode adicionar um Motivo (opcional). As linhas anuladas aparecem a cinzento, riscadas, marcadas como Anulado e ordenadas no fim, e já não podem ser editadas. Anular não movimenta dinheiro — apenas corrige o registo.
Remover ligação de pagamento (o ícone do caixote do lixo numa ligação de pagamento por pagar): "Pretende remover esta ligação de pagamento? O cliente deixará de poder pagar através dela."
Mostrar histórico de pagamentos (o ícone do relógio) abre o Histórico de pagamentos dessa linha: Registado, Atualizado, Anulado, Reembolsado, Ligação de pagamento enviada e Ligação de pagamento removida, cada um com quem e quando. O ícone só aparece num pagamento com histórico registado: registado, alterado, anulado, reembolsado ou enviado como ligação de pagamento desde que este histórico foi adicionado, em setembro de 2026. Os pagamentos mais antigos, e um pagamento com cartão feito pelo cliente no pagamento da reserva sem nada lhe ter acontecido desde então, não têm ícone de histórico.
Reembolso (a seta circular) aparece nos pagamentos com cartão feitos através do Stripe, para utilizadores que podem reembolsar. A Equipa de reservas não o vê, e um pagamento manual que registe com montante negativo ou estado reembolsado é recusado. O funcionamento dos reembolsos é explicado no guia sobre reembolsar ou cancelar uma reserva.
Uma reserva marcada como Pago antes de agosto de 2025, quando os montantes pagos ainda não eram registados, conta como totalmente paga em Pago.

Colocar uma reserva noutra fechadura (Editar Fechadura)

Em locais com fechaduras inteligentes, a secção Linhas da encomenda da reserva tem um botão Editar Fechadura.

Prima Editar Fechadura. Cada linha recebe uma lista pendente Fechadura.
Escolha outra fechadura. A lista só oferece fechaduras que tenham o mesmo produto e estejam livres no horário desta reserva.
Prima Voltar quando terminar.

Vê "Fechaduras atualizadas." Quando um cliente já pode ter a reserva aberta, vê também: "Os clientes que já têm esta reserva aberta verão os novos códigos atualizarem-se uma vez por minuto. Se mudarem de separador no navegador e voltarem — ou bloquearem e desbloquearem o telemóvel — devem atualizar-se em poucos segundos."

Se uma linha disser Produto esgotado, todas as unidades desse produto estão ocupadas nesse período: "Pelo menos um produto está esgotado. A reatribuição de fechaduras para linhas esgotadas pode ser feita em Gestão de reservas." Aí pode arrastar reservas entre fechaduras, incluindo trocar duas reservas — ver o guia sobre a linha do tempo da Gestão de reservas. Mover uma reserva para outra fechadura (e de volta, se quiser a fechadura original) é também a única forma de obter um novo código Igloo; não existe botão para gerar um novo.

Uma reserva terminada mantém a sua fechadura. Quando uma reserva acaba — devolvida, ou terminada há mais de 30 minutos — a fechadura já não pode ser alterada, nem aqui nem em Gestão de reservas: continua a ser a fechadura que o cliente usou. Para uma reserva que terminou sem devolução vê "A reserva terminou. A fechadura fica tal como o cliente a usou."; para uma reserva devolvida a recusa é uma mensagem técnica curta em inglês.

Que número de fechadura a reserva mostra. Enquanto uma reserva está aberta, as linhas da encomenda mostram o número atual da fechadura, por isso se renumerar uma fechadura no separador Fechaduras, as reservas abertas dela acompanham de imediato. Uma reserva terminada mantém o número com que foi usada. Se essa fechadura tiver sido renumerada entretanto, a linha mostra ambos, por exemplo 12 (agora 14). Uma reserva numa fechadura que foi eliminada entretanto continua a mostrar o número com que foi usada.

Quando os clientes prolongam ou movem a própria reserva

Os clientes só podem fazê-lo se ativar Mostrar botão para prolongar a reserva e Mostrar botão para alterar a hora de início em Definições principais no separador Fluxo do cliente: em Definições para toda a conta, ou no separador Fluxo do cliente do próprio local se esse local tiver Específico do local ativado (ver o guia do fluxo do cliente). Os botões aparecem então na página de desbloqueio do cliente e em todos os emails que os incluam, por exemplo o botão Prolongar reserva num email. O que o cliente pode fazer é mais restrito do que o que o utilizador do painel pode fazer:

Prolongar: o cliente escolhe o tempo extra e paga com cartão; é calculado da mesma forma que os seus prolongamentos (ver acima). Numa conta com os pagamentos Stripe desativados, o prolongamento é aplicado de imediato e registado como Pagar no local — cobre-o pessoalmente. O cliente recebe novamente o email de confirmação da reserva depois do prolongamento. Enquanto está a pagar, a lista Reservas pode marcar a reserva com "O cliente está a concluir o pagamento de um prolongamento." Uma reserva tem um prolongamento em aberto de cada vez: se o cliente iniciar um novo antes de pagar o anterior, o anterior termina e o respetivo pagamento é fechado. Se esse pagamento não puder ser fechado porque talvez tenha acabado de ser pago, a janela de reserva espera alguns segundos, volta a verificar e mostra "O seu pagamento anterior do prolongamento foi concluído, pelo que a sua reserva já está prolongada." ou "O seu pagamento anterior do prolongamento ainda está a ser confirmado. Tente novamente dentro de um minuto." O botão de prolongar da página de desbloqueio desaparece quando a página fecha, 30 minutos depois do fim reservado; um botão de prolongar num email continua a funcionar até 12 horas depois do fim reservado.
Mover: só antes de a reserva começar, e não depois de levantada nem enquanto um pagamento estiver pendente. O prazo do cliente é o valor Tempo antes do início em que é possível reservar (-59 = é possível reservar das 9.00 às 9.59) do período de abertura que se aplica hoje, quando é superior a zero (ver o guia do horário de abertura). Qualquer reserva pode ser movida, seja qual for a forma como foi paga, e mantém-se o preço acordado na reserva, tal como nas suas alterações:
- Para uma hora mais cara: o cliente vê "Pagamento adicional: …" e paga a diferença com cartão na janela de reserva. Se os pagamentos online estiverem desativados na sua conta, a alteração é feita de imediato e a diferença é acrescentada à reserva como Em falta, para ser cobrada pelo seu negócio.
- Para uma hora mais barata: o cliente vê "Reembolso: …" com o montante que lhe é devolvido. É apenas o que pagou acima do novo total da reserva, por isso uma reserva que não estava totalmente paga recebe menos de volta, ou nada. A Rentalbuddy reembolsa-o automaticamente a partir dos próprios pagamentos Stripe da reserva (o maior primeiro). No Histórico de pagamentos, esse reembolso aparece registado por Cliente.
- O dinheiro que não entrou através do Stripe não é reembolsado automaticamente. Se a reserva foi paga no local, por Swish, por fatura ou de outra forma manual, a Rentalbuddy não pode devolver esse dinheiro e também não o avisa. A reserva mostra então mais Pago do que o seu Total (IVA incl.). Devolva o dinheiro ao cliente e depois corrija a linha do pagamento manual com Editar pagamento, ou registe o que devolveu como um pagamento manual com montante negativo.
Pagar o resto: se enviou uma ligação de pagamento, o cliente paga-a com Pagar na página de desbloqueio.

Uma diferença muito pequena não é cobrada. Se o prolongamento de um cliente, ou a passagem para uma hora mais cara, custar menos do que o pagamento online mínimo do Stripe para a sua moeda, o cliente não é cobrado e a alteração é feita: vê um preço de 0 ou "Sem alteração de preço", e o total da reserva fica como estava. O registo de alterações indica o montante que não foi cobrado (ver abaixo). O mínimo do Stripe continua a aplicar-se quando o cliente paga o resto de uma reserva: abaixo dele, vê "Este valor é demasiado baixo para pagamento online. O valor mínimo que pode ser pago online é …"; receba então o dinheiro com um pagamento Manual. Se a sua conta Stripe não tiver nenhum método de pagamento ativado, os clientes veem "O pagamento online não está disponível de momento. Contacte o local para concluir a sua reserva." (ver o guia sobre métodos de pagamento).

Os clientes não podem cancelar uma reserva sozinhos: não existe botão de cancelar na janela de reserva, nos emails nem na página de desbloqueio. Contactam o seu negócio, e a reserva é cancelada (e reembolsada, se quiser) a partir da própria reserva.

As alterações feitas pelo cliente aparecem no registo de alterações como feitas por Cliente.

Criar uma reserva (como administrador)

Há duas formas:

O botão de reserva na barra superior. Mostra o texto e o estilo do botão de reserva do seu local (Reservar se não tiver definido nenhum) e reserva no local escolhido no seletor Local. Num telemóvel, abra primeiro o menu — o botão está dentro dele.
Reservar para o cliente na página de um cliente em Clientes. A janela de reserva abre com esse cliente associado. Precisa primeiro de um local escolhido no seletor Local no topo do menu da esquerda; caso contrário vê "Selecione um local na barra antes de reservar para um cliente."

Depois:

Escolha produtos e horas na janela de reserva como um cliente faria. A janela de reserva calcula o preço da reserva normalmente; para dar um desconto, use um código promocional na janela de reserva.
Conclua a janela de reserva. Chega à nova reserva.
Se houver algo por pagar, abre a caixa Adicionar pagamento: envie uma Ligação de pagamento Stripe ou registe um pagamento Manual (ver acima).
É-lhe perguntado Enviar email de confirmação. As reservas que cria não são confirmadas ao cliente por email a menos que responda Sim aqui (ou envie uma ligação de pagamento, que envia a ligação por email).

É bom saber:

A reserva fica registada como criada por si, por isso o registo de alterações mostra o seu nome, tanto para alugueres como para reservas de eventos. Só as reservas de eventos feitas no painel de administração antes de isto ser adicionado ainda dizem Reserva criada por: Administrador.
Idioma do email: a reserva fica com o idioma que a janela de reserva mostrava quando a concluiu — ver a dica em Edição completa.
Códigos: num local sem atendimento, a reserva recebe os códigos das fechaduras como qualquer outra reserva, mesmo sem estar paga — a menos que envie uma ligação de pagamento; nesse caso a página de desbloqueio do cliente pede-lhe que pague primeiro.
Para manter uma unidade livre para manutenção durante algumas horas, pode reservá-la desta forma. Para mais tempo, desative a fechadura — ver o guia das fechaduras.

Cancelar uma reserva — cancelar não é reembolsar

Cancelar nunca devolve dinheiro. Nem total nem parcialmente. O pagamento fica exatamente como está. Se o cliente deve receber o dinheiro de volta, reembolse-o como um passo separado a partir da secção Pagamento — antes ou depois de cancelar, qualquer ordem funciona. Isto é descrito no guia sobre reembolsar ou cancelar uma reserva.

Para cancelar:

Abra a reserva e prima Cancelar no topo.
Confirme Cancelar reserva? — "Tem a certeza de que pretende cancelar esta reserva?" — com Cancelar reserva.

Vê "Reserva eliminada". Apesar dessa formulação, a reserva não é eliminada: fica na sua lista marcada como Cancelado.

O que o cancelamento faz:

A reserva é marcada como Cancelado e as suas unidades voltam a poder ser reservadas.
A página de desbloqueio do cliente mostra "A sua reserva foi cancelada." em vez dos códigos.
Os emails de lembrete agendados deixam de ser enviados. Não é enviado nenhum email de cancelamento ao cliente — informe-o pessoalmente se necessário.

O que não faz:

Não movimenta dinheiro nem envia reembolsos.
Não pode anular o envio de um código que o cliente já tem. Um código Igloo pode normalmente continuar a funcionar na fechadura até terminar a sua própria janela de tempo, porque esses códigos não podem ser retirados da fechadura à distância.

O cancelamento não pode ser desfeito no painel de administração. Se foi um engano, crie uma nova reserva para o cliente.

Não cancele só porque o cliente voltou mais cedo — marque a reserva como Devolvido, o que liberta a unidade de imediato. Isso é explicado no guia sobre levantamento, devolução e estados das reservas.

O registo de alterações: quem alterou o quê

O Registo de alterações na reserva lista todas as alterações, das mais recentes para as mais antigas, até Reserva criada por no fundo. Cada linha começa com a data e a hora.

Quem é escrito do seu ponto de vista:

um colega na sua conta — apenas o nome;
um utilizador de outra conta — "Nome (Empresa)";
um parceiro que gere a sua conta — Parceiro: seguido da empresa (e do nome da pessoa entre parênteses);
Equipa Rentalbuddy — uma alteração feita pelo suporte do Rentalbuddy;
Cliente — o próprio cliente fez a alteração, por exemplo um prolongamento ou uma alteração da hora.

As linhas antigas feitas antes de os nomes serem registados mostram Administrador, Cliente, Prolongamento ou Desconhecido.

O quê é mostrado nas linhas de edição, em Reserva atualizada por:

"Data alterada de … para …", "Data de início alterada de …", "Data de fim alterada de …"
"… alterou a quantidade de … para …", "… foi adicionado", "… foi removido"
"Preço alterado de … para …"

Quando o prolongamento ou a alteração de um cliente custou menos do que o pagamento online mínimo do Stripe e não foi cobrado, uma linha sem nome indica-o: "Prolongamento: … não cobrado, abaixo do mínimo de … para pagamento online" ou "Hora de início alterada: … não cobrado, abaixo do mínimo de … para pagamento online".

As alterações de fechadura também são registadas, quer tenha usado Editar Fechadura quer tenha arrastado a reserva em Gestão de reservas: "Fechadura alterada de 12 para 14 para Kayak por: Anna", ou "Fechadura 14 atribuída para Kayak por: Anna" quando a linha não tinha fechadura antes. As reservas movidas para uma nova fechadura com Substituir fechadura no separador Fechaduras terminam em "através de substituição de fechadura".

O registo também regista levantamento e devolução: "Check-in da reserva feito por", "Check-out da reserva feito por", "Estado de levantamento definido como … por", "Check-in limpo por", "Check-out limpo por" e "Check-in e check-out limpos por", seguidos de quem o fez e onde — por exemplo "Check-in da reserva feito por: Cliente através de Página de desbloqueio". O significado de cada um é explicado no guia sobre levantamento, devolução e estados das reservas.

Referência rápida

Pretende…	Faça isto
Dar mais tempo ao cliente	Editar → Prolongar
Mover uma reserva para outro dia ou hora	Editar → Mover
Adicionar ou remover um produto, alterar quantidades ou dados do cliente	Editar → Edição completa
Cobrar o dinheiro extra	Caixa Adicionar pagamento: Ligação de pagamento Stripe ou Manual
Devolver dinheiro após uma alteração mais barata	Reembolsar a partir da secção Pagamento
Corrigir um pagamento manual mal registado	Anular pagamento
Colocar uma reserva noutra fechadura	Editar Fechadura em Linhas da encomenda, ou arrastar em Gestão de reservas (não depois de a reserva terminar)
Enviar novamente a ligação de pagamento	Mensagens → Enviar nova mensagem → Email de pagamento (só enquanto houver uma ligação de pagamento aberta)
Deixar os clientes prolongar ou mover sozinhos	Fluxo do cliente → Definições principais (em Definições, ou no local se for Específico do local)
Reservar para um cliente	Botão de reserva na barra superior, ou Reservar para o cliente no cliente
Impedir que uma reserva aconteça	Cancelar — não se movimenta dinheiro
Libertar uma unidade porque o cliente voltou mais cedo	Definir o estado como Devolvido

Perguntas frequentes

Posso editar uma reserva depois de paga, ou só posso eliminá-la? Pode alterá-la: Editar dá-lhe Prolongar, Mover e Edição completa, e o pagamento já cobrado fica na reserva. Cancelar é só para reservas que não devem acontecer de todo.

Como reagendo uma reserva paga para outro dia? Prima Editar, escolha Mover, escolha a nova data e a hora de início e prima Confirmar novo horário. Se a nova hora custar mais, a caixa Adicionar pagamento abre a seguir.

O cliente recebe o dinheiro de volta se eu mover a reserva para uma hora mais barata? Não automaticamente quando a move. É-lhe indicado quanto mais baixo é o novo preço, e reembolsa a diferença a partir da secção Pagamento.

Um cliente moveu a própria reserva para uma hora mais barata. Recebeu o reembolso? A Rentalbuddy reembolsa automaticamente o que o cliente pagou acima do novo total, mas apenas através dos pagamentos Stripe da reserva. O dinheiro pago no local ou de outra forma manual tem de ser devolvido pelo seu negócio; até lá, a reserva mostra mais Pago do que o seu Total (IVA incl.).

Porque é que o registo de alterações diz que o prolongamento de um cliente não foi cobrado? Custou menos do que o pagamento online mínimo do Stripe para a sua moeda. Em vez de recusar a alteração, a Rentalbuddy concede-a ao cliente sem a cobrar, e o total da reserva fica como estava. O mesmo se aplica a uma passagem para uma hora ligeiramente mais cara.

Porque é que Mover está a cinzento? A reserva já começou, já está marcada como Levantado ou Devolvido, ou está cancelada. Use Prolongar para adicionar tempo a um aluguer em curso, ou Edição completa para outras alterações.

Se eu cancelar, o cliente é reembolsado automaticamente? Não. Cancelar apenas marca a reserva como Cancelado e liberta a unidade. Reembolse separadamente a partir da secção Pagamento.

O cliente recebe um email quando prolongo a reserva? Não é enviado nenhum email automaticamente quando prolonga, move ou edita. Depois é-lhe perguntado Enviar email de confirmação — prima Sim para o enviar.

Posso alterar o preço numa reserva que faço para um cliente? A janela de reserva calcula o preço como em qualquer reserva; use um código promocional na janela de reserva para um desconto. A caixa de pagamento permite registar outro montante, mas a reserva mostra então o que falta pagar.

Porque é que este pagamento não tem ícone de histórico? O ícone do relógio só aparece em pagamentos com histórico registado. Os pagamentos anteriores a setembro de 2026, e um pagamento com cartão do cliente no pagamento da reserva que não foi reembolsado nem alterado, não o têm.

O registo de alterações de uma reserva de evento antiga diz Administrador, não um nome. Porquê? As reservas de eventos criadas no painel de administração eram registadas sem nome, por isso as antigas mostram Reserva criada por: Administrador. As reservas de eventos feitas agora mostram o nome do membro da equipa, como os alugueres.

Quem alterou esta reserva? Consulte o Registo de alterações na reserva: cada linha indica um colega, um parceiro, Equipa Rentalbuddy ou Cliente, e a coluna Registado por da secção Pagamento mostra quem recebeu cada pagamento.

Porque não posso alterar a fechadura de uma reserva que já terminou? Uma reserva terminada — devolvida, ou terminada há mais de 30 minutos — mantém a fechadura que o cliente usou, para que o histórico fique correto. Só as reservas abertas podem ser movidas para outra fechadura.

Porque é que Email de pagamento está a cinzento em Mensagens? A reserva não tem nenhuma ligação de pagamento Stripe aberta. Prima Novo pagamento, escolha Ligação de pagamento Stripe e registe-a; isso envia a ligação por email ao cliente.

Porque não posso enviar uma ligação de pagamento para um montante pequeno? O Stripe não aceita pagamentos abaixo do seu montante mínimo para a sua moeda. Receba o dinheiro de outra forma e registe-o como Manual.

Onde posso ver quem moveu uma reserva para outra fechadura? No Registo de alterações da reserva: "Fechadura alterada de … para … por" indica quem o fez, e "através de substituição de fechadura" marca as alterações feitas com Substituir fechadura.

Há uma reserva com a etiqueta Teste — tenho de a cancelar? Não. Uma reserva feita com Fazer uma reserva de teste é cancelada automaticamente 30 minutos depois de ter sido feita e fica fora dos números do painel. Pode cancelá-la manualmente para terminar o teste mais cedo.

Os clientes podem cancelar a própria reserva? Não. Não existe botão de cancelar para os clientes na janela de reserva, nos emails nem na página de desbloqueio. Contactam o seu negócio, e a reserva é cancelada (e reembolsada, se quiser) a partir da página da reserva.

A Equipa de reservas pode alterar e cancelar reservas? Sim. A Equipa de reservas vê Editar (Prolongar, Mover, Edição completa) e Cancelar, pode usar Editar Fechadura e registar pagamentos ou enviar ligações de pagamento. Não pode reembolsar: o botão Reembolso está oculto para ela.

Quanto custa passar para uma sessão mais longa num local com horários fixos? A diferença: o preço da sessão mais longa menos o preço da sessão já reservada. Passar uma sessão de 2 horas com o preço 300 para uma sessão de 4 horas com o preço 500 custa 200.

O cliente mudou de número de telefone, mas a reserva continua a mostrar o antigo. O cartão Cliente na reserva mostra os contactos com que a reserva foi feita, não os dados mais recentes da ficha do cliente. Mover a reserva mantém-nos.