Reabrir depois do inverno: a lista de verificação para preparar a época

Chega o primeiro fim de semana quente, alguém tenta reservar e nada funciona: não há horários disponíveis, as fechaduras foram desativadas para o inverno, não há códigos PIN. Nada disto é uma avaria — é o aspeto de uma conta depois de um inverno com uma época terminada, baterias descarregadas e ligações caducadas ao fornecedor de fechaduras. Estas verificações, por esta ordem, põem tudo a funcionar de novo.

Se esta é a sua primeira época, siga antes a lista de verificação de configuração para novos operadores — este guia parte do princípio de que tudo funcionou no ano passado.

1. Comece por Início: que locais não estão a aceitar reservas

Inicie sessão e leia o topo de Início. Um local cuja época terminou aparece no aviso Locais que não aceitam reservas:

• Um local: "{local} não está a aceitar reservas." com Abrir local.
• Vários: "{n} locais não estão a aceitar reservas." com Ver locais. Na lista Locais, passe o cursor sobre o ícone de aviso junto ao nome de um local para ver porquê — depois do inverno, normalmente diz "O último período terminou em" seguido do último dia da época passada.

No próprio local, a caixa por baixo da barra Guardar diz Este local não está a receber reservas e lista o que falta (uma época terminada aparece aí como Nenhuma data de abertura definida), e o separador Datas de abertura está marcado com Sem datas de abertura ativas ou futuras. A coluna Data de abertura ativa na lista Locais mostra o mesmo estado para todos os locais de relance.

Um local com a época terminada parece perfeitamente saudável em tudo o resto, por isso esta é a verificação mais importante. Se Início também disser "Nenhum local pode aceitar reservas até os pagamentos estarem configurados.", comece pelo passo 9.

Leia também os outros avisos no topo de Início e as marcas vermelhas ou âmbar junto a Locais, Produtos e Definições no menu:

• A ligação à igloohome precisa de atenção — a Igloohome recusa o seu início de sessão guardado ou o seu método de pagamento no Igloo Connect caducou (passo 2).
• Reservas sem códigos PIN — fechaduras que os clientes podem reservar mas que não conseguem criar códigos (passo 4).
• Unidades de fechadura offline — uma estação de cacifos ou uma unidade Allockate não comunica há algum tempo (passo 3).
• O Stripe precisa da sua atenção — a Stripe suspendeu pagamentos ou transferências, ou há um prazo a decorrer (passo 9).
• A rever — dados de contacto em falta, termos que precisam de ser revistos, ou um período de abertura que termina em breve sem nada a seguir (passos 7 e 12).

O significado de cada aviso está no guia sobre o menu do painel de administração e os avisos em Início.

2. Voltar a ligar o lado da Igloohome

Avance para o passo 5 se não tiver fechaduras Igloohome.

• O aviso de ligação. Nos meses antes de a sua ligação à Igloohome expirar, abre-se uma caixa de diálogo Aviso! quando inicia sessão: "A sua ligação ao Igloo home expira em" tantos dias — ou "A sua ligação ao Igloo home expirou!" — com Voltar a ligar ao Igloo home. Volte a ligar em vez de a fechar. Em Definições → Integrações → Fechaduras inteligentes, a ligação aparece como Ligado ou Não ligado; note que Ligado só significa que o Rentalbuddy tem uma ligação, não que os códigos estão a funcionar — os passos 4 e 11 testam isso.
• A verificação noturna da ligação. Todas as noites, o Rentalbuddy pergunta à Igloohome se o seu início de sessão guardado ainda funciona. Se a Igloohome continuar a recusá-lo, Início, Definições → Integrações e os seus separadores Fechaduras mostram A ligação à igloohome precisa de atenção: "A Rentalbuddy já não consegue aceder à sua conta igloohome (desde {data}). Até voltar a ligá-la, as novas reservas não receberão códigos PIN." Volte a ligar com Ligar à aplicação Igloohome.
• O método de pagamento no Igloo Connect. Se o cartão no portal Igloo Connect da Igloohome caducou durante o inverno, a sincronização para com Método de pagamento necessário: "Adicione um método de pagamento válido no portal Igloo Connect para sincronizar as suas fechaduras." A verificação noturna também o mostra em Início: "A igloohome está a recusar pedidos porque a sua conta Igloo Connect não tem método de pagamento (desde {data})…". Utilize Abrir o portal Igloo Connect e resolva-o lá (do lado da Igloohome, em Settings → Payment Method) antes da época, não enquanto um cliente espera.

A configuração ou migração da própria conta Igloohome é explicada no guia sobre a conta Igloohome e o Igloo Connect.

3. Carregar as fechaduras e inspecioná-las

A manutenção do hardware é da responsabilidade do seu fornecedor de fechaduras, por isso siga as indicações dele. Duas coisas que vale a pena saber antes de entrar em pânico: as baterias descarregam durante o armazenamento, e uma fechadura que passou o inverno sem carga pode parecer completamente morta até ter estado bastante tempo no carregador. Carregue todas as fechaduras e depois verifique o básico — números dos cacifos e autocolantes legíveis, códigos QR ainda nas unidades, arcos e portas a moverem-se livremente. Se uma fechadura não abrir mesmo com o código certo, consulte o guia sobre uma fechadura que não abre.

Se tiver uma estação de cacifos Gokaya ou uma unidade Allockate, verifique a etiqueta de estado no separador Fechaduras do local antes da época: Online, Sem sinal (só estações de cacifos: sem notícias recentemente) ou Offline — passe o cursor por cima para ver o último contacto. O Rentalbuddy verifica as unidades de hora a hora; uma unidade confirmada como offline aparece como Unidades de fechadura offline em Início e a vermelho no separador Fechaduras ("Verifique se a unidade tem energia e ligação à rede. Este aviso desaparece sozinho assim que a unidade voltar a comunicar."). Enquanto o local está fechado durante a época baixa, isto é apenas uma nota azul, e passa a aviso se a unidade continuar offline uma semana antes da abertura.

4. Voltar a sincronizar as fechaduras Igloohome e testar cada uma

1. Vá a Locais → abra o local → Fechaduras.
2. Prima Sincronizar fechaduras Igloohome. A caixa de diálogo obtém as suas fechaduras da Igloohome (Obter novamente repete). As fechaduras que emparelhou na aplicação Igloohome durante o inverno aparecem aqui, prontas a adicionar com Escolher local e Adicionar fechaduras; as fechaduras já colocadas mostram Colocada. A sincronização também remove o aviso "a Igloohome já não lista algumas fechaduras Igloo deste local" de todas as fechaduras que a Igloohome ainda lista para si.
3. Em cada fechadura Igloo, utilize Sincronizar esta fechadura a partir da Igloo (na linha da fechadura). Também tenta obter um código PIN para a fechadura. O que pretende ver é Fechadura sincronizada a partir da Igloo; se disser que o Rentalbuddy não conseguiu obter um código, verifique se a Igloohome está ligada e se a fechadura está emparelhada na aplicação Igloohome, e tente novamente.
4. Leia os avisos no topo do separador Fechaduras. Uma faixa vermelha como "A fechadura {lock} não consegue criar códigos PIN. Os clientes que a reservam não recebem código." (o nome do separador Fechaduras também fica vermelho e Início mostra Reservas sem códigos PIN) significa que os clientes que reservam essa fechadura não recebem código; as linhas por baixo dizem porquê, e as linhas marcadas indicam qual é a fechadura. Corrija a causa e sincronize: as reservas ainda em espera são tentadas de novo automaticamente e recebem os códigos em poucos minutos. Um aviso âmbar "Aviso: algumas fechaduras Igloo deste local não conseguem criar códigos PIN." refere-se a fechaduras antigas introduzidas pelo ID Bluetooth; utilize Sincronizar fechaduras Igloohome para as associar. Não espere por um email: só é enviado quando uma fechadura com problemas tem uma reserva a começar nas 12 horas seguintes, por isso verifique este separador por si.

Se tiver fechaduras em vários locais, repita a verificação no separador Fechaduras de cada local. Todo o ciclo de vida das fechaduras — adicionar, mover, substituir, avisos — está no guia das fechaduras.

5. Voltar a ativar as fechaduras — dentro do seu limite de fechaduras

Se desativou fechaduras para o inverno, ficam ocultas do fluxo de reserva até as voltar a ativar.

• Uma fechadura: ligue o interruptor Ativo. O painel de administração pergunta Ativar fechadura — "Esta fechadura ficará disponível para reservas e contará para o seu plano." — e guarda assim que prime Ativar. Vê Fechadura ativada.
• Todas as fechaduras de um local: quando todas as fechaduras estão desativadas, o separador mostra "Aviso: todas as fechaduras deste local estão inativas. Os clientes não verão nenhum produto na janela de reserva." com Ativar todas as fechaduras, que pergunta uma só vez para todas.

Só as fechaduras ativas contam para o limite de fechaduras do seu plano. As fechaduras inativas são gratuitas, por isso pode manter fechaduras de reserva ou avariadas na lista, desativadas. O cabeçalho do separador Fechaduras mostra Fechaduras ativas e Fechaduras inativas desse local e, num plano com limite, a linha por baixo diz "{active} de {limit} fechaduras em uso no seu plano, em todos os locais". Definições → Faturação mostra Fechaduras ativas para toda a conta.

Se ativar uma fechadura ultrapassar o limite, aparece Não há vagas para fechaduras ativas — "Desative outra fechadura ou adicione uma fechadura ativa ao seu plano." — com Substituir fechadura (trocá-la por uma fechadura ativa que não vai voltar) ou Adicionar fechadura ativa (abre Faturação). Ativar todas as fechaduras fica a cinzento quando excederia o limite: "Ativar todas as fechaduras excederia o seu limite de fechaduras ativas."

O produto de cada fechadura é escolhido na coluna Produto da tabela de fechaduras e guardado com o botão Guardar — ao contrário do interruptor Ativo, as alterações de produto esperam por Guardar. Verifique se nenhuma fechadura que deveria poder ser reservada ficou sem produto.

6. Substituir uma fechadura que não sobreviveu ao inverno

Se uma unidade estiver avariada e tiver uma de reserva, não elimine a fechadura antiga para adicionar uma nova — utilize Substituir fechadura na linha da fechadura antiga e ativa (o ícone de troca) e escolha a fechadura que a vai substituir — normalmente uma de reserva que está desativada, mas uma fechadura já ativa no mesmo local também pode substituí-la. A nova fechadura fica com o produto e as reservas futuras ("{n} reservas futuras passam para {lock}."), e a antiga é desativada e perde o produto. Com uma de reserva desativada, o seu número de fechaduras ativas mantém-se; com uma fechadura que já estava ativa, fica com uma fechadura ativa a menos. O que acontece na caixa de diálogo lista cada alteração antes de premir Substituir. Vê Fechadura substituída (ou quantas reservas foram movidas). Mover reservas exige permissões de gestão de reservas: sem elas, Substituir fica a cinzento enquanto a fechadura antiga tiver reservas futuras.

A nova fechadura mantém as suas próprias reservas futuras. Uma fechadura não é proposta como substituta quando as reservas que passariam para ela se sobrepõem às suas, ou quando tem reservas futuras de outro produto; essas fechaduras aparecem em Fechaduras que não podem substituir, com o motivo. As reservas feitas com outro produto que não o que passa ficam na fechadura antiga. Uma fechadura Igloo nova que acabou de emparelhar também pode substituir diretamente a partir de Sincronizar fechaduras Igloohome → Substituir uma fechadura. Um aquecedor de sauna associado à fechadura antiga passa para a nova, a menos que a nova já tenha o seu próprio. A substituição em pormenor está no guia das fechaduras.

7. Criar as datas de abertura da nova época

Este é o esquecimento clássico da primavera: o período do ano passado terminou no outono, e um local sem um período atual não aceita reservas nenhumas — sem erro, apenas uma página de reservas vazia.

1. Abra o local → Datas de abertura. O período do ano passado aparece como Terminado.
2. Prima Criar novo período, ou utilize Copiar período no período do ano passado e dê novas datas à cópia. Defina Início do período e Fim do período para cobrir a época.
3. Verifique o Horário de levantamento e o Horário de devolução de cada dia da semana. Para dar o mesmo horário a outros dias, utilize o ícone de copiar num dia: copia o horário desse dia, incluindo as horas de levantamento e devolução, para Todos os dias ou para outro dia. As horas de abertura e de fecho coincidem sempre com o seu intervalo de reserva; uma hora entre dois intervalos é ajustada (abertura mais tarde, fecho mais cedo), por isso verifique as horas depois de guardar.
4. Se utilizar preços sazonais, defina Tabela de preços do período (Época alta / Época baixa) no novo período.
5. Elimine as Datas personalizadas antigas de que já não precisa — os dias fechados do ano passado e os encerramentos por tempestade.
6. Prima Guardar. O período aparece como Ativo (ou Agendado se começar mais tarde), e o aviso Locais que não aceitam reservas desaparece quando não faltar mais nada.

Planeie também o outono: até 14 dias antes de um período terminar sem nada definido a seguir, o separador Datas de abertura avisa "O período atual termina a {data} e não há nada definido a seguir. A partir dessa data, os clientes não veem datas disponíveis para reserva." e Início lista-o em A rever.

Todas as definições deste separador são explicadas no guia do horário de abertura; se o local continuar a não aceitar reservas, siga o guia sobre porque é que os clientes não conseguem reservar nada.

8. Rever produtos, preços e stock

Abra Produtos e percorra a lista: preços ainda corretos (incluindo os preços de época alta e época baixa e os preços por dia da semana), descrições ainda verdadeiras, stock de acordo com o que sobreviveu ao armazenamento. Lembre-se de que, nos locais sem atendimento, o número que os clientes podem reservar é o número de fechaduras ativas com esse produto — é por isso que os passos 5 e 6 contam mais do que o número de stock. Nos locais com atendimento, um produto com quantidade 0 fica fora de venda e oculto aos clientes, por isso aumente a quantidade de tudo o que volta a alugar. Se Início mostrar uma linha de produto como "{produto} não pode ser reservado" (por exemplo, sem preço, ou com um preço diário em falta entre os primeiros sete dias), abra o produto a partir daí.

9. Verificar se a Stripe continua a aceitar pagamentos

A Stripe por vezes pede informações novas durante o inverno (identidade, dados bancários, dados da empresa). Definições → Pagamentos → Pagamentos online diz o que a Stripe pretende, por palavras — por exemplo "O Stripe precisa de mais informações suas até {data}; caso contrário, os pagamentos serão suspensos." — com Completar no Stripe. Quando os pagamentos estão suspensos, as transferências estão retidas ou há um prazo a decorrer, Início mostra o mesmo em O Stripe precisa da sua atenção. Se os clientes não conseguirem pagar de todo, Início também diz "Nenhum local pode aceitar reservas até os pagamentos estarem configurados." com Configurar pagamentos. Os pormenores estão no guia da ligação à Stripe.

10. Verificar o botão de reserva no seu site

O inverno é quando os sites são refeitos, e as atualizações de temas são conhecidas por removerem código incorporado. Abra o separador Botão de reserva do local e utilize Pré-visualizar — "Abre o seu site num novo separador com o fluxo de reserva, para poder verificar se a incorporação funciona." Depois abra a sua página real como um cliente o faria. Para um botão incorporado, o separador também diz "O botão de reserva está ativo em {o seu site}" assim que o botão tiver sido carregado numa página real; prima Verificar novamente depois de ter aberto a página. Já que está aí, confirme que URL onde o botão de reserva está instalado ainda aponta para a página certa: as ligações nos emails para os clientes são construídas a partir dele. A reinstalação é explicada no guia sobre a instalação do botão de reserva.

11. Fazer uma reserva de teste real

Reserve de ponta a ponta — reserva, pagamento, email de confirmação, código PIN na página de desbloqueio, a fechadura a abrir, devolução — na sua página de reservas real, não só na pré-visualização. A forma mais fácil é Fazer uma reserva de teste na barra superior do local, junto a Guardar: gratuita, ou — quando a sua conta recebe pagamentos online através da Stripe — com um pequeno pagamento que é reembolsado de imediato. O botão fica a cinzento até o local poder aceitar reservas, e enquanto o separador em que está tiver alterações não guardadas. A reserva de teste é marcada como Teste, fica fora dos números da sua visão geral e é cancelada automaticamente 30 minutos depois de a fazer. Em Reservas fica oculta até ativar Mostrar reservas de teste. Um código promocional de 100 % ou uma reserva feita pela equipa com Pagamento de teste também continuam a funcionar; cancele-as depois por si. As três opções são descritas na lista de verificação de configuração para novos operadores. Para fechaduras Igloohome, o código aparece 15 minutos antes do início, ou à hora certa se a reserva começar mais tarde dentro dessa hora, por isso reserve um horário que comece agora.

12. Reler os emails, os termos e os dados de contacto

• Definições → Emails → a linha cujo Acionador é Quando a reserva é criada (a sua confirmação de reserva): o número de telefone está atualizado, as instruções de levantamento continuam corretas?
• Local → Definições do local → Telefone do local e Email do local: os clientes veem-nos nos emails e utilizam-nos para o contactar. Um local sem eles, ou com os do Rentalbuddy, fica marcado no separador Definições do local e listado em Início em A rever.
• Fluxo do cliente → Definições principais → Termos e Condições: continuam válidos para esta época?

13. Desativar o que não vai voltar

Tudo o que não sobreviveu ao inverno deve deixar de poder ser reservado antes de a época começar, e não depois de alguém o reservar:

• Uma fechadura avariada sem substituta: desligue o interruptor Ativo. O painel de administração pergunta Desativar fechadura; se ainda houver reservas na fechadura, indica quantas ("Ainda há {n} reservas futuras nesta fechadura.") com Abrir gestão de reservas. As reservas que já estão numa fechadura desativada mantêm os códigos de acesso, a menos que as mova. Prefira desativar a eliminar: eliminar é definitivo.
• Um produto que já não oferece: retire-o primeiro das fechaduras e depois utilize Eliminar produto. Enquanto uma fechadura ainda o tiver, a eliminação é recusada: "Este produto ainda está associado a uma fechadura. Remova-o da fechadura no separador Fechaduras do respetivo local e tente novamente." Um produto com reservas futuras também não pode ser eliminado; a caixa de diálogo lista essas reservas.
• Uma fechadura de que se vai desfazer: uma fechadura com reservas futuras não pode ser eliminada. Mova primeiro as reservas, ou simplesmente deixe-a desativada.

Esta é a rotina da primavera: avisos em Início, ligação à Igloohome, baterias, nova sincronização, ativar fechaduras, substituir, datas de abertura, produtos, Stripe, botão no site, reserva de teste, textos, limpeza. Por esta ordem, leva uma tarde.

Perguntas frequentes

É primavera e nada pode ser reservado — o que me esqueci de fazer? Quase sempre as datas de abertura: o período do ano passado terminou. Abra o local → Datas de abertura → Criar novo período (ou Copiar período) e defina as datas desta época.

As minhas fechaduras não funcionam depois do inverno. Carregue-as e depois, no separador Fechaduras do local, utilize Sincronizar fechaduras Igloohome e Sincronizar esta fechadura a partir da Igloo. Se a sincronização disser Método de pagamento necessário, corrija primeiro o método de pagamento no portal Igloo Connect.

Não consigo voltar a ativar as minhas fechaduras — diz Não há vagas para fechaduras ativas. Só as fechaduras ativas contam para o limite do seu plano. Desative uma fechadura que já não utiliza, utilize Substituir fechadura para trocar uma avariada por uma de reserva, ou escolha Adicionar fechadura ativa para acrescentar uma vaga em Faturação.

As fechaduras desativadas contam para o meu limite de fechaduras? Não. As fechaduras inativas não contam; só as fechaduras ativas ocupam uma vaga no seu plano.

Onde ativo agora as fechaduras? Não há página Estações. Em cada local: Locais → abra o local → Fechaduras, e depois o interruptor Ativo de cada fechadura ou Ativar todas as fechaduras.

Início diz "O último período terminou em" — há algo avariado? Não, a sua época simplesmente terminou. Crie o período da nova época no separador Datas de abertura do local.

Uma fechadura avariou durante o inverno — devo eliminá-la? Não. Se tiver uma de reserva, utilize Substituir fechadura para que a de reserva fique com o produto e as reservas futuras; caso contrário, desative a fechadura avariada.

Como testo tudo antes de chegar o primeiro cliente? Utilize Fazer uma reserva de teste na barra superior do local e reserve através da sua página de reservas real. O teste fica marcado, fora dos seus números e é cancelado automaticamente ao fim de 30 minutos.

Fiz uma reserva de teste — porque não aparece em Reservas? As reservas de teste estão ocultas por predefinição. Ative Mostrar reservas de teste em Reservas para as ver.

Como dou o mesmo horário de abertura a todos os dias? Em Datas de abertura, utilize o ícone de copiar no dia cujo horário está certo e escolha Todos os dias (ou um dia de cada vez), e depois prima Guardar. Substitui a antiga opção "Igualar todos os dias a segunda-feira".

Início diz Unidades de fechadura offline — o que faço? Verifique se a estação de cacifos ou a unidade Allockate tem energia e ligação à rede (e, nas estações de cacifos, um cartão SIM a funcionar). O aviso desaparece sozinho assim que a unidade voltar a comunicar.

O botão de reserva desapareceu do meu site. Provavelmente uma atualização do site ou do tema removeu o código. Verifique com Pré-visualizar no separador Botão de reserva e reinstale o código como descrito no guia do botão de reserva.