Kunden säger att inget bekräftelsemejl kom fram

Du behöver inte gissa om ett mejl gick ut. Den vanligaste orsaken är en felskriven e-postadress i kassan — steg 1 och 2 utesluter det på under en minut. Varje bokning har en lista över meddelandena som skickats för den, med en leveransstatus för varje.

Steg 1 — Se vad som faktiskt skickades

1. Gå till Bokningar och öppna bokningen.
2. Tryck på Meddelanden högst upp på sidan. Det öppnar Skickade meddelanden.
3. Du får en rad per meddelande, med fyra kolumner: Typ, Till, Skickat och Status.

Kolumnen Typ visar vilket mejl det var:

• Bokningskvitto — det här är bokningsbekräftelsen, mejlet kunden frågar om.
• Betalning — betalningsmejlet (en betalningsförfrågan, inte ett kvitto; se sista avsnittet).
• Medlemskapsbekräftelse — skickas när någon köper ett medlemskap.
• En rad som Påminnelse 30 minuter innan bokningsslut — en av dina påminnelse- eller uppföljningsmejl.

Om dialogen säger Inga meddelanden hittades för den här bokningen., skapades aldrig något mejl för den här bokningen — hoppa till steg 5.

Steg 2 — Kontrollera adressen i kolumnen Till

Det här är den vanligaste verkliga orsaken, och det tar fem sekunder att utesluta. Jämför adressen i Till med vad kunden säger till dig i telefon. Stavfel som .con, gmial, en saknad bokstav eller ett extra mellanslag är vardagsmat i kassan, och mejlet har gått ut perfekt — till ingen.

Om adressen är fel:

1. På bokningen, använd Visa kundprofil på kundkortet.
2. Rätta fältet E-post och tryck på Spara.
3. Gå tillbaka till bokningen, öppna Meddelanden, och använd Skicka nytt meddelande → Bekräftelsemail. Det skickar en ny bekräftelse till den rättade adressen.

Använd Skicka nytt meddelande hellre än Skicka igen efter att du rättat en adress. Skicka igen skickar om till adressen sparad på just den raden — den gamla, felaktiga.

Steg 3 — Läs leveransstatusen

Håll muspekaren över statusen för att se hela historiken (på en telefon, tryck på raden); tipsen på skärmen säger Håll muspekaren över statusen för att se statushistorik och Tryck på ett meddelande för att se statushistorik. Fönstret heter Statushistorik.

Status	Vad det betyder	Vad du ska göra
Inväntar	Schemalagt, inte skickat än. Skickat är tomt.	Inget — det är inte dags än.
Köad	Överlämnat för utskick, på väg ut.	Vänta en minut och uppdatera.
Skickat	Det lämnade RentalBuddy och accepterades för leverans.	Oftast okej; kontrollera igen strax.
Levererat	Kundens mailserver tog emot det. Det kom fram.	Mejlet är i deras ände — kontrollera skräppost (steg 4).
Öppnat / Klickat	Kunden öppnade det, eller klickade på en knapp i det.	Det kom fram och lästes. Be dem söka i sin inkorg.
Studsat	Den mottagande servern avvisade det. Nästan alltid en felaktig adress eller en full brevlåda.	Gå tillbaka till steg 2.
Blockerat	Mottagarsidan vägrade ta emot det.	Prova en annan adress för kunden.
Skräppost	Det rapporterades som skräppost.	Skicka detaljerna på ett annat sätt; fortsätt inte skicka om.
Avprenumererat	Mottagaren har avanmält sig.	Ge dem bokningsuppgifterna per telefon eller SMS.
Misslyckades	Mejlet kunde inte produceras eller skickas.	Skicka om en gång; om det misslyckas igen, kontakta supporten.

En status som Levererat garanterar inte att kunden faktiskt såg det — den betyder bara att deras mailserver tog emot det. Det kan fortfarande ligga i en skräppostmapp.

Steg 4 — Be dem kolla skräppost, och berätta vad de ska leta efter

Bekräftelsemejl skickas från noreply@rentalbuddy.io, men avsändarnamnet som visas i inkorgen är ditt Företagsnamn från dina kontoinställningar. Kunder som söker efter ditt företagsnamn i fel fält drar ofta slutsatsen att inget kom fram.

Be kunden att:

1. Söka i sin mejlapp efter rentalbuddy.io snarare än ditt företagsnamn.
2. Kontrollera skräppost-/juskmappen, och på Gmail även fliken Kampanjer.
3. Titta på ämnesraden. Standardämnet för bekräftelsen är "Tack för din bokning från" följt av ditt platsnamn, om du inte har ändrat det.

När även skräpposten är tom — vissa leverantörer blockerar automatiska mejl

Vissa e-postleverantörer kastar tyst automatiska bokningsmejl innan de någonsin når kundens mappar. Operatörer har rapporterat kunder hos vissa leverantörer — freenet.de är det återkommande exemplet — som aldrig får bekräftelser eller koder trots att Status här visar Skickat eller Levererat och skräpposten är tom.

Det finns ingen inställning på din sida som fixar det här. Om statusen ser bra ut (steg 3) och skräppostsökningen inte gav något, be kunden om en alternativ adress hos en annan leverantör och skicka bekräftelsen dit: rätta fältet E-post på kundprofilen och använd Skicka nytt meddelande, precis som i steg 2. Skicka igen skulle gå till samma adress hos samma leverantör, så det hjälper inte här.

Steg 5 — Skicka om det, eller kontrollera om mejlet är påslaget alls

För att skicka om:

• Skicka igen (pilikonen på en rad) skickar om exakt det meddelandet till adressen på den raden. Du ser Skickat! eller Misslyckades — försök igen. Notera att att trycka på Skicka igen just nu också skickar en ny bekräftelse till kundens nuvarande adress, så kunden kan hamna med två mejl.
• Skicka nytt meddelande bygger ett nytt mejl nu och skickar det till kundens nuvarande adress. Välj Bekräftelsemail eller Betalningsmail. Du ser E-postmeddelandet skickades! eller Det gick inte att skicka e-post — försök igen.

Om Skickade meddelanden var tomt kan bekräftelsemejlet vara avstängt eller begränsat till andra platser:

1. Gå till Inställningar → E-postinställningar.
2. Under Standardmail, hitta raden vars Utlösare visar När bokningen skapas. Det är din bekräftelse; kolumnen Ämne visar dess nuvarande ämnesrad.
3. Kontrollera kolumnen Aktiv. Tooltippen är tydlig: "Om Aktiv är avstängd kommer detta e-postmeddelande inte att skickas till kunder."
4. Kontrollera kolumnen Plats. Om den listar specifika platser i stället för Alla platser, får bokningar på andra platser ingen bekräftelse.

Hela genomgången av de här inställningarna finns i Redigera din bekräftelseemail och ställ in påminnelser.

Du erbjuds även bekräftelsemejlet i det ögonblick du registrerar en betalning manuellt på en bokning: en liten dialog Skicka Bekräftelsemail dyker upp med Ja och Nej. Att svara Nej där är ett tyst sätt att hamna med en bokning som aldrig fick sin bekräftelse.

"De fick det två gånger" — och vem mer får en kopia

Kopior till ditt eget team har ämnesprefixet Copy:, så en dubblett som börjar med Copy: är operatörskopian, inte ett andra kundmejl.

För att ändra vem som får de kopiorna:

1. Gå till Inställningar → Konto.
2. Hitta Kontakt e-post. Hjälptexten förklarar det: "Lägg till en eller flera adresser. Kopior av bokningsbekräftelser skickas till varje adress när det är aktiverat." Använd Lägg till kontakt-e-post och Ta bort kontakt-e-post för att hantera listan.
3. Direkt under finns brytaren Skicka kopior av bokningsbekräftelser till Kontakt e-post. Slå av den om du inte längre vill ha en kopia av varje bokning.

Om kunden verkligen fick två identiska mejl, utan Copy:, beror det oftast på att bekräftelsen skickades om — kontrollera listan Skickade meddelanden efter två rader med samma Typ.

Bokningsbekräftelse mot betalningskvitto — två olika saker

Operatörer frågar om det här hela tiden, så för tydlighetens skull:

• Bokningsbekräftelsen är RentalBuddys mejl. Det är raden som visas som Bokningskvitto i Skickade meddelanden, den innehåller bokningsuppgifterna och knapparna kunden behöver (som Starta bokning), och du redigerar den under Inställningar → E-postinställningar, i dialogen med titeln E-postinställningar (Bekräftelse-e-post).
• Betalningsmejlet i RentalBuddy är inte heller ett kvitto. Det är en betalningsförfrågan — dess standardämne är "Din bokning hos [plats] måste betalas" och den innehåller en betalningslänk. Du skickar den när en bokning fortfarande är obetald.
• Ett kortbetalningskvitto kommer från Stripe, inte från RentalBuddy. Det listas inte i Skickade meddelanden, du kan inte skicka om det från bokningen, och om det skickas alls styrs det i din Stripe Dashboard. Om en kund vill ha bevis på betalning för sin bokföring är det det dokumentet du ska peka dem mot.

Så "kunden fick kvittot men inte bekräftelsen" är en normal, förklarlig situation: två system, två mejl.

Om inget av detta hjälpte

Kontakta supporten med bokningsnumret och adressen som visas i kolumnen Till, och berätta vad Status visade. Det är allt som behövs för att spåra det.