Rentalbuddy o Stripe: dove vado per cosa? (rimborsi, ricevute, bonifici, commissioni)

Quasi ogni domanda sui pagamenti si riduce a una cosa: sono coinvolti due sistemi, e non è ovvio quale gestisca cosa. Questa pagina ti dà la suddivisione, così sai dove cliccare.

In breve:

• Rentalbuddy decide quanto viene addebitato al cliente (prodotti, prezzi, imposte, sconti), come appare il passaggio di pagamento e quando il denaro viene restituito. Invia anche la conferma della prenotazione.
• Stripe è il tuo conto di pagamento. Custodisce il denaro, decide quali metodi di pagamento vengono offerti, invia le ricevute delle carte se lo desideri e versa il denaro sulla tua banca.

Il tuo account Stripe è tuo. Ci accedi effettuando il login su stripe.com, non dall'interno di Rentalbuddy.

Dove andare per cosa

Domanda	Rentalbuddy	Stripe
Collegare il conto di pagamento	Avvialo in Impostazioni → Pagamenti, che indica anche cosa manca ancora a Stripe	Completa la registrazione su Stripe ed eventuali richieste successive (Completa su Stripe)
Importo minimo che i clienti possono pagare online	Indicato in Impostazioni → Pagamenti	Stabilito da Stripe per ogni valuta
Quali metodi di pagamento vedono i clienti (carta, Apple Pay, Klarna, Swish, MB WAY…)	—	Attivati nel tuo account Stripe
Pagamento nella finestra di prenotazione o su una pagina separata	Modalità di pagamento	—
Disattivare il pagamento online	Disattiva i pagamenti Stripe	—
Valuta	Valuta	—
Prezzi, accessori, codici promozionali, abbonamenti	Sì	— (i codici promozionali vengono copiati su Stripe per te)
Aliquote d'imposta	Impostazioni → Imposte (le crea in Stripe)	Si possono creare anche lì e poi sincronizzare
Quale imposta applica un prodotto	Sul prodotto	—
Rimborsi	Sul pagamento della prenotazione	Possibili, ma i totali di Rentalbuddy non si aggiornano
Email di conferma della prenotazione	Impostazioni → Email	—
Ricevuta del pagamento con carta	—	Impostazioni delle email di ricevuta di Stripe
Bonifici, calendario dei bonifici, conto bancario	—	Sì
Commissioni sulle carte, contestazioni, chargeback	—	Sì
Elenchi ed esportazioni delle prenotazioni	Esporta negli elenchi	Report di pagamenti e bonifici
Il tuo piano Rentalbuddy	Impostazioni → Fatturazione	—

Cosa fai in Rentalbuddy

Tutto quanto segue si trova in Impostazioni nel menu a sinistra, salvo diversa indicazione.

• Collegare Stripe: la scheda Pagamenti, riquadro Pagamenti online, mostra Collegato o Non collegato e il pulsante Collega Stripe per iniziare a gestire i pagamenti. Quando Stripe ha bisogno di qualcosa da te (pagamenti sospesi, bonifici trattenuti, una scadenza), il riquadro lo dice a parole, con Completa su Stripe, e Home mostra Stripe richiede la tua attenzione. Il riquadro mostra anche il minimo di Stripe per un pagamento online nella tua valuta. Come collegarlo e risolvere i problemi è spiegato nella guida sul collegamento di Stripe. Lo stato viene verificato ogni volta che apri Pagamenti, e gli avvisi di Stripe in Home e Pagamenti si ricontrollano da soli quando torni alla scheda del pannello di gestione (al massimo una volta al minuto), quindi non devi ricaricare la pagina dopo aver finito su Stripe.
• Impostazioni del pagamento nella stessa scheda: Modalità di pagamento (Nella finestra di prenotazione (carte, Apple Pay, Google Pay) oppure Sulla pagina di pagamento di Stripe (carte, oltre a Swish, Klarna, MB WAY e altri metodi locali)), Disattiva i pagamenti Stripe e Valuta. Quali metodi di pagamento richiedono Sulla pagina di pagamento di Stripe, e perché i pagamenti con carta devono restare attivi in Stripe, è spiegato nella guida sull'attivazione dei metodi di pagamento.
• Domini Apple Pay: Rentalbuddy registra da solo le sue pagine di prenotazione e l'indirizzo del sito web di ogni sede (URL in cui è inserito il pulsante di prenotazione nella scheda Pulsante di prenotazione della sede) come domini dei metodi di pagamento nel tuo account Stripe: quando colleghi Stripe, quando viene salvato un nuovo indirizzo web e ogni notte. Aggiunge soltanto domini; uno che hai disattivato in Stripe resta disattivato.
• Imposte: la scheda Imposte. Con Stripe collegato, le imposte vengono create da qui nel tuo account Stripe e rilette da lì. Ogni prodotto riceve poi la sua imposta sul prodotto stesso. Vedi la guida su imposte e IVA.
• Prezzi e sconti: prodotti, accessori, abbonamenti e codici promozionali si configurano tutti in Rentalbuddy. Non devi creare i codici promozionali in Stripe; Rentalbuddy crea per te il codice corrispondente nel tuo account Stripe, ed è per questo che potresti vederli elencati anche lì.
• Rimborsi: dalla prenotazione (vedi sotto).
• Email: le email di conferma e di promemoria, il loro testo e i tempi di invio, in Email.

Cosa fai in Stripe

Nessuna di queste cose esiste in Rentalbuddy:

• Metodi di pagamento. Rentalbuddy passa l'ordine a Stripe senza limitare i metodi, quindi ciò con cui i tuoi clienti possono pagare dipende dalle impostazioni dei metodi di pagamento nel tuo account Stripe. Se un metodo è attivato ma manca comunque, vedi la guida sull'attivazione dei metodi di pagamento.
• Bonifici. Quando il denaro arriva sulla tua banca, con quale frequenza e su quale conto.
• Commissioni. Le commissioni di Stripe sulle carte e sull'elaborazione vengono addebitate da Stripe e mostrate in Stripe, per ogni pagamento.
• Contestazioni e chargeback. Si gestiscono nella tua dashboard di Stripe.
• Ricevute delle carte. Se Stripe invia al cliente una ricevuta via email, e cosa contiene, si imposta nel tuo account Stripe.
• Report di pagamenti e bonifici. I report di Stripe sono il luogo in cui si trova il lato monetario della tua contabilità, compresa l'imposta addebitata per ogni pagamento.
• Perché una carta è stata rifiutata. Rentalbuddy registra solo l'esito; il motivo è in Stripe (vedi la guida per quando un cliente non riesce a pagare).

Rimborsi: falli sulla prenotazione, non in Stripe

I rimborsi si fanno in Rentalbuddy: apri la prenotazione, trova il pagamento nell'elenco Pagamento e usa Rimborsa su quella riga. Serve un ruolo autorizzato a rimborsare: i proprietari e i membri dell'account possono farlo, Personale prenotazioni e i visualizzatori no. Annullare una prenotazione non rimborsa nulla da solo. I passaggi esatti, i limiti e ciò che vede il cliente sono nella guida sul rimborso o l'annullamento di una prenotazione.

Puoi anche rimborsare dalla dashboard di Stripe, e il rimborso compare nell'elenco dei pagamenti della prenotazione la volta successiva che la apri. Ma Rentalbuddy non aggiorna gli importi Pagato e Da pagare della prenotazione né il suo stato di pagamento per un rimborso fatto in Stripe. Rimborsando dalla prenotazione i due sistemi restano allineati.

Ricevute: cosa riceve il tuo cliente

I gestori confondono spesso due documenti:

• La conferma della prenotazione è di Rentalbuddy. Subito dopo la prenotazione, il cliente vede una pagina di conferma nella finestra di prenotazione ("Grazie per il tuo ordine:" con il numero d'ordine, i suoi dati, cosa ha prenotato, l'imposta e il totale). Riceve anche l'email di conferma, che può mostrare il nome e l'indirizzo del cliente, l'ID dell'ordine, le righe della prenotazione con l'importo dell'imposta e il prezzo totale imposte incluse. La modifichi in Impostazioni → Email (vedi la guida sulle email).
• La ricevuta della carta è la prova di Stripe che la carta è stata addebitata. Rentalbuddy non la produce; se i tuoi clienti ne ricevono una, viene da Stripe, in base alle impostazioni delle ricevute del tuo account Stripe. Cosa mostra, per esempio se riporta il nome del cliente, lo decide Stripe.

Clienti che chiedono una ricevuta con il loro nome, l'azienda o la partita IVA (per esempio per un rimborso benessere aziendale): Rentalbuddy non ha una ricevuta PDF separata. Il documento da usare è l'email di conferma. Riporta già il nome del cliente e la prenotazione con imposta e totale. Per aggiungere una partita IVA o una ragione sociale, chiedila al pagamento con una tua domanda (un campo personalizzato, vedi la guida sul flusso cliente) e inserisci la variabile [Custom checkout fields] nel testo dell'email di conferma: stampa le risposte del cliente. Anche i dati della tua azienda possono essere scritti nel testo dell'email.

Commissioni: chi addebita cosa

• Le commissioni di Stripe per ogni pagamento vengono trattenute da Stripe sul pagamento e mostrate nella tua dashboard di Stripe. Rentalbuddy non le stabilisce, non le vede e non le modifica.
• Il tuo piano Rentalbuddy viene fatturato separatamente e non ha nulla a che fare con il tuo conto di pagamento Stripe. Lo trovi in Impostazioni → Fatturazione.

Per i prezzi attuali, consulta le pagine dei prezzi di Rentalbuddy e di Stripe; questa guida non ne riporta.

Contabilità: cosa ti dà ciascun sistema

• Entrate e uscite (ogni pagamento, commissione, rimborso, bonifico e l'imposta su ogni pagamento): i report di Stripe. Stripe effettua i bonifici in blocchi, quindi il bonifico sul tuo estratto conto di solito copre più prenotazioni; i report dei bonifici di Stripe mostrano quali pagamenti rientrano in ciascun bonifico.
• Prenotazioni (chi ha prenotato cosa, quando, in quale sede): Esporta nell'elenco Prenotazioni. Cosa contiene, e come leggere il fatturato per sede nella panoramica, è nella guida su report ed esportazioni.
• Non esiste un collegamento integrato con i software di contabilità. Stripe stesso offre app ed esportazioni per molti sistemi di contabilità.

Prolungare una prenotazione quando i pagamenti Stripe sono disattivati

Con Disattiva i pagamenti Stripe attivo, i clienti possono comunque prolungare la loro prenotazione. Il prolungamento viene applicato subito senza pagamento: il tipo di pagamento della prenotazione diventa Paga in sede e l'importo aggiuntivo si somma a Da pagare, quindi lo incassi tu stesso, proprio come per la prenotazione originale.

Come risalire da una prenotazione al suo pagamento

1. Apri la prenotazione in Prenotazioni.
2. Scorri fino a Pagamento. In alto vedi Totale (IVA incl.), Pagato e Da pagare, e un'etichetta con lo stato del pagamento.
3. Ogni riga di pagamento mostra Importo, uno stato, Metodo di pagamento, ID pagamento, Registrato da e quando è stata creata. Per un pagamento con carta, ID pagamento è l'ID del pagamento in Stripe: copialo e cercalo nella tua dashboard di Stripe.
4. I rimborsi compaiono come righe a sé sotto il pagamento, con il metodo Stripe (rimborso).
5. Un'etichetta Test su una riga di pagamento, e Pagato con pagamento di test in alto, significano che qualcuno ha registrato un pagamento manuale di tipo Pagamento di test. Conta nel Pagato, ma non è stato spostato denaro e non c'è nulla da trovare in Stripe. La prenotazione conta comunque nel fatturato della panoramica finché non viene annullata.
6. Un'etichetta Prova accanto allo stato della prenotazione, e un avviso "Questa è una prenotazione di prova…" sulla prenotazione, significano che è stata fatta con Fai una prenotazione di prova. È esclusa dai dati della panoramica e viene annullata automaticamente 30 minuti dopo la creazione. Se era una Prova con un pagamento reale, trovi in Stripe un piccolo addebito e il relativo rimborso, fatto subito; Stripe trattiene la sua commissione. In Prenotazioni, le prenotazioni di prova sono nascoste a meno che tu non attivi Mostra prenotazioni di prova.

Funziona anche al contrario: il numero d'ordine della prenotazione viene salvato come descrizione del pagamento in Stripe, quindi cercando il numero d'ordine in Stripe trovi il suo pagamento.

Domande frequenti

Dove trovo la base per la mia contabilità mensile? Il lato monetario (pagamenti, commissioni, rimborsi, bonifici, imposta per pagamento) è nei report di Stripe; il lato prenotazioni è Esporta nell'elenco Prenotazioni.

Devo registrare in contabilità ogni transazione o solo il bonifico? È una domanda per il tuo commercialista, ma sono disponibili entrambi: i report dei bonifici di Stripe mostrano quali pagamenti compongono ciascun bonifico.

Se annullo una prenotazione, il cliente riceve indietro i soldi? No. L'annullamento non rimborsa. Rimborsa dall'elenco dei pagamenti della prenotazione con Rimborsa.

Il mio cliente vuole una ricevuta con il suo nome e la partita IVA. Rentalbuddy può inviarne una? Non esiste un documento di ricevuta separato. Usa l'email di conferma: riporta il nome del cliente, la prenotazione, l'imposta e il totale, e una domanda al pagamento più [Custom checkout fields] può aggiungere la sua partita IVA.

Dove vedo le commissioni di Stripe? Nella tua dashboard di Stripe, per ogni pagamento. Rentalbuddy non le mostra né le stabilisce.

Devo creare i miei codici promozionali anche in Stripe? No. Creali in Rentalbuddy in Codici promozionali; il codice corrispondente viene creato automaticamente nel tuo account Stripe.

Dove cambio la frequenza con cui ricevo i pagamenti? Nelle impostazioni dei bonifici di Stripe. In Rentalbuddy non esiste un'impostazione del genere.

La Home dice "Stripe richiede la tua attenzione". Dove lo risolvo? Su Stripe. Apri Impostazioni → Pagamenti, leggi l'avviso e premi Completa su Stripe (o Apri Stripe); Stripe mostra cosa manca.

Posso vedere da quale sede proviene un bonifico? Non nel bonifico stesso. Risali da ogni pagamento alla sua prenotazione con l'ID pagamento o il numero d'ordine, e usa la panoramica o l'esportazione delle prenotazioni per il fatturato per sede.

Devo ricaricare il pannello di gestione dopo aver finito qualcosa su Stripe? No. Gli avvisi di Stripe in Home e Pagamenti si ricontrollano da soli quando torni alla scheda del pannello di gestione, e lo stato Collegato viene verificato ogni volta che apri Pagamenti.

Devo aggiungere il dominio del mio sito web in Stripe per Apple Pay? No. Rentalbuddy aggiunge automaticamente le sue pagine di prenotazione e l'indirizzo del sito web di ogni sede ai domini dei metodi di pagamento del tuo account Stripe, e ricontrolla ogni notte.