I clienti contattano Rentalbuddy invece di te: assicurati che possano raggiungerti

I tuoi clienti chiamano o scrivono a Rentalbuddy invece che a te, oppure rispondono all'email di conferma e non ricevono mai risposta. Non stanno facendo nulla di strano: quando i tuoi recapiti mancano, l'unico nome che riescono a trovare è il nostro.

Rentalbuddy assiste te, il noleggiatore; tu assisti i tuoi clienti. Rentalbuddy non può aiutare un cliente con la sua prenotazione, una chiave o un rimborso, quindi ogni cliente che arriva da noi è un cliente che aspetta te. La soluzione richiede pochi minuti per sede.

Perché i clienti finiscono da Rentalbuddy

Ecco cosa vede un cliente e da dove arriva ogni informazione:

• Il mittente dell'email. Le email di prenotazione vengono inviate dall'indirizzo no-reply di Rentalbuddy, e il nome del mittente che i clienti vedono nella loro casella di posta è attualmente RentalBuddy, non il nome della tua azienda.
• Le risposte. Un cliente che preme Rispondi scrive a quell'indirizzo no-reply. Le risposte non arrivano a te.
• La riga dei contatti nell'email. Il blocco Dati di contatto – Sede riporta l'indirizzo della sede e "Contact: [telefono] or [email]" presi dai recapiti della sede stessa. Se una sede non ha un telefono o un'email salvati, i clienti vedono letteralmente [Site Phone] e [Site Email] in quel punto.
• Le pagine di sblocco, di riconsegna e di annullamento. Riportano "Se hai domande contattaci a [email] oppure al [telefono]." con l'email e il telefono della sede. Se sono vuoti, la frase ha degli spazi vuoti dove dovrebbero esserci i tuoi recapiti.
• "powered by Rentalbuddy". La finestra di prenotazione e la pagina di sblocco mostrano un piccolo logo powered by Rentalbuddy che rimanda a rentalbuddy.io. Se i tuoi recapiti non compaiono da nessuna parte, è quello il link che i clienti seguono.

Quindi la correzione più importante in assoluto sono i recapiti della sede. Alimentano contemporaneamente l'email, le pagine di sblocco e di riconsegna e il messaggio "non disponibile" della finestra di prenotazione.

Compila i recapiti di ogni sede

1. Vai su Sedi e apri la sede.
2. Nella scheda Impostazioni della sede, trova la scheda Sede e recapiti.
3. Compila Email della sede e Telefono della sede con l'indirizzo e il numero che i tuoi clienti devono usare, cioè quelli a cui qualcuno risponde davvero durante il noleggio. Sopra il campo email la scheda te lo ricorda: "I tuoi clienti vedono l'email e il telefono della sede nella prenotazione e nelle email di conferma."
4. Premi Salva.

Ripeti per ogni sede: i recapiti vengono salvati per sede, e ogni prenotazione usa i recapiti della propria sede. Se hai più sedi con lo stesso contatto, Copia da ("Copia email e telefono da un'altra sede.") apre Copia i recapiti, dove scegli Seleziona dalla sede e confermi.

Entrambi i campi sono obbligatori. Una nuova sede li riceve già compilati dai recapiti del tuo account quando la crei (cambiali se il luogo ha recapiti propri), e la scheda non si può salvare senza di essi: l'email deve essere valida e il numero di telefono deve avere almeno sei cifre. L'email o il numero di telefono di Rentalbuddy vengono rifiutati: "Questi sono i recapiti di Rentalbuddy. Inserisci i tuoi, così i clienti contattano te e non noi." I clienti che ricevono il telefono o l'email di Rentalbuddy raggiungono un team che non può aprire serrature né modificare le loro prenotazioni.

Le sedi meno recenti, salvate prima che questi campi diventassero obbligatori, possono esserne ancora prive o riportare i recapiti di Rentalbuddy. Rentalbuddy le segnala:

• la scheda Sede e recapiti riporta "Questa sede non ha un'email o un numero di telefono per i clienti, quindi le conferme di prenotazione non danno loro modo di contattarti." oppure "Questa sede mostra ancora i recapiti di Rentalbuddy, quindi i clienti che hanno bisogno di aiuto contattano noi invece di te.",
• la scheda Impostazioni della sede riceve un segno, e l'elenco Sedi mostra un segno dopo il nome della sede,
• Home la elenca sotto Da controllare: "A Beach mancano i recapiti per i clienti.", con Apri la sede.

I segni scompaiono non appena salvi recapiti validi e tuoi. Ricontrollali ogni volta che cambia un membro del personale o un numero di telefono; Rentalbuddy non può sapere se qualcuno risponde ancora a quel numero.

Controlla il blocco dei contatti nelle tue email

Il blocco Dati di contatto – Sede è attivato nei modelli email standard. Per controllarlo:

1. Vai su Impostazioni → Email e apri la tua email di conferma.
2. Assicurati che Dati di contatto – Sede sia attivato.
3. Fai lo stesso per le tue email di promemoria.

L'anteprima dell'editor mostra recapiti di esempio, non i tuoi, quindi guarda una conferma reale: la tua copia, oppure una ottenuta con Fai una prenotazione di prova nella barra in alto della sede, accanto a Salva. Se mostra [Site Phone] o [Site Email], la sede di quella prenotazione non ha recapiti salvati.

Se usi la variabile [Site phone] nel testo delle tue email, viene semplicemente lasciata vuota quando la sede non ha un telefono salvato.

Maggiori informazioni sui modelli email, compresi i blocchi Testo introduttivo e Testo di chiusura in cui puoi aggiungere una frase come "Domande durante il noleggio? Chiamaci al…", si trovano nella guida sulle email di conferma e di promemoria.

Le risposte all'email di conferma non ti arrivano

L'indirizzo del mittente è un indirizzo no-reply e non può essere cambiato nel pannello di gestione, e non esiste un'impostazione per un indirizzo di risposta. Quindi:

• indica ai clienti nel testo dell'email come raggiungerti, con telefono ed email, invece di aspettarti che rispondano,
• tieni attivato Dati di contatto – Sede e compilati i recapiti della sede.

Se un cliente dice "Ho risposto all'email e nessuno mi ha risposto", la risposta è andata all'indirizzo no-reply; chiedigli di usare invece il numero di telefono o l'email presenti nella conferma.

Il messaggio di errore nella pagina di sblocco indica il tuo referente

Se qualcosa va storto nella pagina di sblocco, il cliente vede Si è verificato un errore e "Riprova oppure contatta [nome] a [sede] al [telefono]." Il nome è il Nome del referente nella scheda Account in Impostazioni, e il telefono è il Telefono della sede della sede. Tienili entrambi aggiornati: è il messaggio che un cliente legge quando si trova davanti a una serratura che non gli dà un codice.

Controlla i tuoi Termini e condizioni

I clienti devono spuntare "Accetto i Termini e condizioni." al pagamento, e il testo che aprono lì è il tuo. Alcuni noleggiatori hanno pubblicato condizioni di un modello piene di segnaposto, oppure condizioni con il nome e i recapiti di un'altra attività, e i clienti hanno poi contattato chiunque fosse indicato nelle condizioni.

1. Vai su Impostazioni → Flusso cliente (oppure nella scheda Flusso cliente della sede, se la sede usa impostazioni specifiche).
2. In Impostazioni principali, trova Termini e condizioni: "I clienti accettano questo testo al pagamento quando spuntano "Accetto i Termini e condizioni". È l'accordo legalmente vincolante tra te e il cliente, quindi mantienilo completo e aggiornato."
3. Premi Modifica le condizioni. Se la scheda riporta "Nessuna condizione aggiunta.", i clienti stanno accettando un testo vuoto.
4. Assicurati che le condizioni indichino la tua azienda e i tuoi recapiti e che non contengano testo residuo del modello, come segnaposto tra parentesi quadre.

Anche qui Rentalbuddy ti aiuta: condizioni con testo segnaposto di un modello, condizioni molto brevi, nessuna condizione o lo stesso testo in più lingue vengono segnalati nella scheda Flusso cliente e in Home sotto Da controllare (per esempio "I termini e condizioni di Beach vanno controllati."). La guida sul flusso cliente elenca i controlli.

Rentalbuddy può condividere modelli di condizioni di esempio su richiesta. Sono solo un punto di partenza; adattali alla tua attività e falli verificare per il tuo paese.

Rispondi alle domande abituali prima che i clienti le facciano

Molte domande dei clienti sono "cosa è incluso?", "dove si trova esattamente?" e "posso annullare?". Se le risposte non compaiono da nessuna parte nel flusso di prenotazione, i clienti vanno a cercare un contatto, e quello più facile da trovare potrebbe essere il nostro.

• Pagina di prenotazione di Rentalbuddy: se i clienti prenotano su una pagina che Rentalbuddy ospita per te, compila la sezione Contenuto nella scheda Sito web della sede: Nome dell'attività, Slogan e Descrizione ("Modifica slogan e descrizione per ogni lingua usata nella pagina di prenotazione.").
• Descrizioni dei prodotti: indica cosa è incluso, le taglie e cosa deve portare il cliente. Vedi la guida sulla creazione e gestione dei prodotti.
• L'email di conferma: indicazioni stradali, istruzioni per il ritiro e le tue regole di annullamento nel testo dell'email; il blocco Indicazioni stradali – Sede aggiunge un link alla mappa.

Account gestiti da un partner

Se un partner di Rentalbuddy ha configurato e gestisce il tuo account, per il cliente non cambia nulla: i tuoi clienti vedono i recapiti salvati nelle tue sedi, quindi i passaggi qui sopra valgono invariati.

Per le tue domande da noleggiatore, di solito il primo contatto è il tuo partner. In Impostazioni → Fatturazione il pannello di gestione lo indica: "Questo account è gestito da [partner]." oppure "Il tuo piano è attivato tramite [partner]. Per maggiori informazioni sul tuo piano, visita [link]."

Partner che configurano sedi per i propri clienti: inserite il telefono e l'email del cliente in ogni sede che create, non i vostri e non quelli di Rentalbuddy.

Un controllo rapido prima della stagione

• Ogni sede ha Email della sede e Telefono della sede compilati con i tuoi recapiti, e Home non mostra nulla sui recapiti sotto Da controllare.
• Un'email di conferma reale mostra i tuoi recapiti, senza [Site Phone] né [Site Email].
• Le tue condizioni in Impostazioni principali sono tue, complete e prive di segnaposto del modello.
• Il Nome del referente nella scheda Account è una persona che lavora ancora con te.
• Il testo delle tue email indica ai clienti come raggiungerti durante il noleggio.

Domande frequenti

Perché i nostri clienti chiamano Rentalbuddy invece di noi? Di solito perché il Telefono della sede e l'Email della sede di una sede meno recente sono vuoti o sono ancora quelli di Rentalbuddy, quindi l'unico nome nell'email e nella pagina di sblocco è il nostro. Inserisci i tuoi nella scheda Impostazioni della sede di ogni sede; queste sedi sono segnalate ed elencate in Home sotto Da controllare.

Dove vedono i clienti l'email e il telefono della sede? Nella prenotazione e nelle email di conferma, come dice la riga sopra il campo email. Li mostrano anche le pagine di sblocco, di riconsegna e di annullamento.

Perché non posso salvare il numero di telefono di Rentalbuddy come telefono della sede? I clienti chiamerebbero Rentalbuddy, che non può aiutarli con la loro prenotazione. Inserisci un numero e un indirizzo email a cui risponde il tuo personale.

L'email di conferma riporta "[Site Phone]" e "[Site Email]": cosa significa? Quella sede non ha un telefono o un'email salvati. Aggiungili in Sede e recapiti nella scheda Impostazioni della sede della sede; le email successive mostreranno i tuoi recapiti reali.

I clienti rispondono all'email di prenotazione, ma a noi non arriva mai. L'email arriva da un indirizzo no-reply e le risposte non ti raggiungono. Inserisci il tuo telefono e la tua email nel testo dell'email e tieni attivato Dati di contatto – Sede.

Posso cambiare il nome o l'indirizzo del mittente delle email? Non nel pannello di gestione. Le email arrivano dall'indirizzo no-reply di Rentalbuddy e attualmente mostrano RentalBuddy come mittente, quindi assicurati che i tuoi recapiti siano nell'email stessa.

Come inserisco il nostro numero di telefono nell'email che parte dopo la prenotazione? Salvalo come Telefono della sede nella sede; il blocco Dati di contatto – Sede dell'email lo mostra automaticamente.

Le nostre condizioni citano un'altra azienda e contengono testo segnaposto: dove le cambio? In Impostazioni → Flusso cliente → Impostazioni principali → Termini e condizioni → Modifica le condizioni, oppure nella scheda Flusso cliente della sede, se usa impostazioni specifiche.

Il nostro account è gestito da un partner: chi contattano i nostri clienti? Te. I tuoi clienti vedono i recapiti delle tue sedi; il partner è il tuo contatto per le domande sul tuo account.

Rentalbuddy risponde ai nostri clienti al posto nostro? No. Rentalbuddy assiste te come noleggiatore; i clienti devono poter raggiungere te, ed è per questo che i tuoi recapiti devono essere presenti in ogni sede.