Rentalbuddy ou Stripe — onde tratar de quê? (reembolsos, recibos, pagamentos ao operador, taxas)

Quase todas as perguntas sobre pagamentos se resumem a uma coisa: há dois sistemas envolvidos, e não é óbvio qual deles é responsável por quê. Esta página mostra-lhe a divisão, para que saiba onde clicar.

A versão curta:

• O Rentalbuddy decide quanto é cobrado ao cliente (produtos, preços, impostos, descontos), qual o aspeto do passo de pagamento e quando o dinheiro é devolvido. Também envia a confirmação da reserva.
• A Stripe é a sua conta de pagamentos. Guarda o dinheiro, decide que métodos de pagamento são oferecidos, envia recibos de cartão se assim o desejar e transfere os pagamentos para o seu banco.

A sua conta Stripe é sua. Acede-lhe iniciando sessão em stripe.com, não a partir do Rentalbuddy.

Onde tratar de quê

Pergunta	Rentalbuddy	Stripe
Ligar a conta de pagamentos	Comece em Definições → Pagamentos, que também indica o que a Stripe ainda precisa	Conclua o registo na Stripe e quaisquer pedidos posteriores (Completar no Stripe)
Montante mínimo que os clientes podem pagar online	Mostrado em Definições → Pagamentos	Definido pela Stripe por moeda
Que métodos de pagamento os clientes veem (cartão, Apple Pay, Klarna, Swish, MB WAY…)	—	Ativados na sua conta Stripe
Pagamento dentro da janela de reserva ou numa página separada	Opção de pagamento	—
Desativar o pagamento online	Desativar pagamentos Stripe	—
Moeda	Moeda	—
Preços, extras, códigos promocionais, subscrições	Sim	— (os códigos promocionais são copiados para a Stripe por si)
Taxas de imposto	Definições → Impostos (cria-as na Stripe)	Também podem ser criadas lá e depois sincronizadas
Que imposto um produto cobra	No produto	—
Reembolsos	No pagamento da reserva	Possível, mas os totais do Rentalbuddy não acompanham
Email de confirmação da reserva	Definições → Emails	—
Recibo do pagamento com cartão	—	Definições de email de recibos da Stripe
Transferências, calendário de transferências, conta bancária	—	Sim
Taxas de cartão, disputas, estornos	—	Sim
Listas de reservas e exportações	Exportar nas listas	Relatórios de pagamentos e de transferências
O seu plano Rentalbuddy	Definições → Faturação	—

O que faz no Rentalbuddy

Tudo o que se segue está em Definições no menu à esquerda, salvo indicação em contrário.

• Ligar a Stripe: o separador Pagamentos, cartão Pagamentos online, mostra Ligado ou Não ligado e o botão Ligue-se ao Stripe para começar a gerir pagamentos. Quando a Stripe precisa de algo de si (pagamentos suspensos, transferências retidas, um prazo), o cartão di-lo por palavras, com Completar no Stripe, e Início mostra O Stripe precisa da sua atenção. O cartão também mostra o mínimo da Stripe para um pagamento online na sua moeda. Como ligar e resolver problemas está no guia sobre ligar a Stripe. O estado é verificado sempre que abre Pagamentos, e os avisos da Stripe em Início e em Pagamentos voltam a verificar por si quando regressa ao separador do painel de administração (no máximo uma vez por minuto), pelo que não precisa de recarregar depois de concluir algo na Stripe.
• Definições do passo de pagamento no mesmo separador: Opção de pagamento (Na janela de reserva (cartões, Apple Pay, Google Pay) ou Na página de pagamento da Stripe (cartões, além de Swish, Klarna, MB WAY e outros métodos locais)), Desativar pagamentos Stripe e Moeda. Que métodos de pagamento precisam de Na página de pagamento da Stripe, e porque é que os pagamentos com cartão têm de continuar ativados na Stripe, está no guia sobre ativar métodos de pagamento.
• Domínios Apple Pay: o Rentalbuddy regista por si as suas páginas de reserva e o endereço do site de cada local (URL onde o botão de reserva está instalado no separador Botão de reserva do local) como domínios de métodos de pagamento na sua conta Stripe: quando liga a Stripe, quando é guardado um novo endereço de site e todas as noites. Só acrescenta domínios; um que tenha desativado na Stripe continua desativado.
• Impostos: o separador Impostos. Com a Stripe ligada, os impostos são criados na sua conta Stripe a partir daqui e lidos de volta a partir dela. Cada produto recebe depois o seu imposto no próprio produto. Ver o guia de impostos e IVA.
• Preços e descontos: produtos, extras, subscrições e códigos promocionais são todos configurados no Rentalbuddy. Não precisa de criar códigos promocionais na Stripe; o Rentalbuddy cria o código correspondente na sua conta Stripe por si, e é por isso que também os pode ver listados lá.
• Reembolsos: a partir da reserva (ver abaixo).
• Emails: os emails de confirmação e de lembrete, o seu texto e o momento de envio, em Emails.

O que faz na Stripe

Nada disto existe no Rentalbuddy:

• Métodos de pagamento. O Rentalbuddy entrega a encomenda à Stripe sem limitar os métodos, pelo que aquilo com que os seus clientes podem pagar é decidido pelas definições de métodos de pagamento da sua conta Stripe. Se um método estiver ativado e mesmo assim faltar, veja o guia sobre ativar métodos de pagamento.
• Transferências. Quando o dinheiro chega ao seu banco, com que frequência e para que conta.
• Taxas. As taxas de cartão e de processamento da Stripe são cobradas pela Stripe e mostradas na Stripe, por pagamento.
• Disputas e estornos. Tratados no seu painel da Stripe.
• Recibos de cartão. Se a Stripe envia um recibo ao cliente por email, e o que consta dele, é definido na sua conta Stripe.
• Relatórios de pagamentos e de transferências. Os relatórios da Stripe são onde está o lado do dinheiro da sua contabilidade, incluindo o imposto cobrado em cada pagamento.
• Porque é que um cartão foi recusado. O Rentalbuddy apenas regista o resultado; o motivo está na Stripe (ver o guia para quando um cliente não consegue pagar).

Reembolsos: faça-os na reserva, não na Stripe

Os reembolsos são feitos no Rentalbuddy: abra a reserva, encontre o pagamento na lista Pagamento e utilize Reembolso nessa linha. É necessária uma função com permissão para reembolsar: os proprietários e os membros da conta podem, a Equipa de reservas e os leitores não. Cancelar uma reserva não reembolsa nada por si só. Os passos exatos, os limites e o que o cliente vê estão no guia sobre reembolsar ou cancelar uma reserva.

Também pode reembolsar no painel da Stripe, e o reembolso aparece na lista de pagamentos da reserva da próxima vez que abrir a reserva. Mas o Rentalbuddy não atualiza os montantes Pago e Em falta da reserva nem o seu estado de pagamento para um reembolso feito na Stripe. Reembolsar a partir da reserva mantém os dois sistemas em sintonia.

Recibos: o que o seu cliente recebe

Os operadores confundem muitas vezes dois documentos:

• A confirmação da reserva é do Rentalbuddy. Logo após a reserva, o cliente vê uma página de confirmação na janela de reserva ("Obrigado pela sua encomenda:" com o número da encomenda, os seus dados, o que reservou, o imposto e o total). Recebe também o email de confirmação, que pode mostrar o nome e a morada do cliente, o ID da encomenda, as linhas da reserva com o valor do imposto e o preço total com imposto incluído. Edita-o em Definições → Emails (ver o guia de emails).
• O recibo do cartão é a prova da Stripe de que o cartão foi cobrado. O Rentalbuddy não o produz; se os seus clientes recebem um, vem da Stripe, com base nas definições de recibos da sua conta Stripe. O que mostra, por exemplo se inclui o nome do cliente, é decisão da Stripe.

Clientes que pedem um recibo com o seu nome, empresa ou NIF (por exemplo, para um benefício de bem-estar): o Rentalbuddy não tem um recibo em PDF separado. O email de confirmação é o documento a utilizar. Já inclui o nome do cliente e a reserva com o imposto e o total. Para acrescentar um NIF ou o nome da empresa, peça-o no pagamento com uma pergunta sua (um campo personalizado, ver o guia do fluxo do cliente) e coloque a variável [Custom checkout fields] no texto do email de confirmação, que imprime as respostas do cliente. Os dados da sua própria empresa também podem ser escritos no texto do email.

Taxas: quem cobra o quê

• As taxas da Stripe de cada pagamento são retiradas pela Stripe do pagamento e mostradas no seu painel da Stripe. O Rentalbuddy não as define, não as vê nem as altera.
• O seu plano Rentalbuddy é faturado separadamente e não tem nada a ver com a sua conta de pagamentos Stripe. Encontra-o em Definições → Faturação.

Para os preços atuais, consulte as páginas de preços do próprio Rentalbuddy e da Stripe; este guia não indica nenhum.

Contabilidade: o que lhe dá cada sistema

• Entradas e saídas de dinheiro (cada pagamento, taxa, reembolso, transferência e o imposto de cada pagamento): os relatórios da Stripe. A Stripe faz as transferências em lotes, pelo que a transferência no seu extrato bancário cobre normalmente várias reservas; os relatórios de transferências da Stripe mostram que pagamentos estão em cada transferência.
• Reservas (quem reservou o quê, quando e em que local): a opção Exportar na lista Reservas. O que contém, e como ler a receita por local na visão geral, está no guia de relatórios e exportações.
• Não existe ligação integrada a software de contabilidade. A própria Stripe oferece aplicações e exportações para muitos sistemas de contabilidade.

Prolongar uma reserva quando os pagamentos Stripe estão desativados

Com Desativar pagamentos Stripe ativado, os clientes continuam a poder prolongar a sua reserva. O prolongamento é aplicado de imediato, sem pagamento: o tipo de pagamento da reserva passa a ser Pagar no local e o montante adicional é somado a Em falta, pelo que o cobra por si, tal como a reserva original.

Como encontrar o pagamento de uma reserva

1. Abra a reserva em Reservas.
2. Desça até Pagamento. No topo vê Total (IVA incl.), Pago e Em falta, e uma etiqueta com o estado do pagamento.
3. Cada linha de pagamento mostra Montante, um estado, Método de pagamento, ID do pagamento, Registado por e quando foi criada. Num pagamento com cartão, o ID do pagamento é o ID do pagamento na Stripe: copie-o e pesquise-o no seu painel da Stripe.
4. Os reembolsos aparecem como linhas próprias por baixo do pagamento, com o método Stripe (devolução).
5. Uma etiqueta Teste numa linha de pagamento, e Pago com pagamento de teste no topo, significam que alguém registou um pagamento manual do tipo Pagamento de teste. Conta para Pago, mas não houve movimento de dinheiro e não há nada a encontrar na Stripe. A reserva continua a contar na receita da visão geral até ser cancelada.
6. Uma etiqueta Teste junto ao estado da reserva, e um aviso "Esta é uma reserva de teste…" na reserva, significam que foi feita com Fazer uma reserva de teste. Fica de fora dos números da visão geral e é cancelada automaticamente 30 minutos depois de ter sido feita. Se foi um Teste com um pagamento real, encontra uma pequena cobrança na Stripe e o respetivo reembolso, feito de imediato; a Stripe fica com a sua taxa. Em Reservas, as reservas de teste ficam ocultas, a menos que ative Mostrar reservas de teste.

O caminho inverso também funciona: o número da encomenda da reserva é guardado como descrição do pagamento na Stripe, pelo que pesquisar o número da encomenda na Stripe encontra o respetivo pagamento.

Perguntas frequentes

Onde encontro a base para a minha contabilidade mensal? O lado do dinheiro (pagamentos, taxas, reembolsos, transferências, imposto por pagamento) está nos relatórios da Stripe; o lado das reservas é a opção Exportar na lista Reservas.

Tenho de contabilizar cada transação ou apenas a transferência? Essa é uma pergunta para o seu contabilista, mas ambos estão disponíveis: os relatórios de transferências da Stripe mostram que pagamentos compõem cada transferência.

Se cancelar uma reserva, o cliente recebe o dinheiro de volta? Não. Cancelar não reembolsa. Reembolse a partir da lista de pagamentos da reserva com Reembolso.

O meu cliente quer um recibo com o seu nome e NIF. O Rentalbuddy pode enviar um? Não existe um documento de recibo separado. Utilize o email de confirmação: tem o nome do cliente, a reserva, o imposto e o total, e uma pergunta no pagamento mais [Custom checkout fields] podem acrescentar o NIF.

Onde vejo as taxas da Stripe? No seu painel da Stripe, por pagamento. O Rentalbuddy não as mostra nem as define.

Também tenho de criar os meus códigos promocionais na Stripe? Não. Crie-os no Rentalbuddy em Códigos promocionais; o código correspondente é criado automaticamente na sua conta Stripe.

Onde altero a frequência com que recebo os pagamentos? Nas definições de transferências da Stripe. Não existe essa definição no Rentalbuddy.

Início diz "O Stripe precisa da sua atenção". Onde resolvo isso? Na Stripe. Abra Definições → Pagamentos, leia o aviso e prima Completar no Stripe (ou Abrir o Stripe); a Stripe mostra o que falta.

Posso ver de que local veio uma transferência? Não na própria transferência. Encontre a reserva de cada pagamento com o ID do pagamento ou o número da encomenda, e utilize a visão geral ou a exportação de reservas para a receita por local.

Preciso de recarregar o painel de administração depois de concluir algo na Stripe? Não. Os avisos da Stripe em Início e em Pagamentos voltam a verificar por si quando regressa ao separador do painel de administração, e o estado Ligado é verificado sempre que abre Pagamentos.

Tenho de adicionar o domínio do meu site na Stripe para o Apple Pay? Não. O Rentalbuddy acrescenta automaticamente as suas páginas de reserva e o endereço do site de cada local aos domínios de métodos de pagamento da sua conta Stripe, e volta a verificar todas as noites.