Os clientes contactam a Rentalbuddy em vez de si — garanta que conseguem chegar até si

Os seus clientes estão a telefonar ou a enviar email para a Rentalbuddy em vez de para si — ou respondem ao email de confirmação e nunca recebem resposta. Não estão a fazer nada de estranho: quando os seus próprios contactos estão em falta, o único nome que conseguem encontrar é o nosso.

A Rentalbuddy dá suporte a si, a empresa de aluguer; quem dá suporte aos seus clientes é o seu negócio. A Rentalbuddy não pode ajudar um cliente com a reserva, uma chave ou um reembolso, por isso cada cliente que chega até nós é um cliente à espera de si. A correção demora poucos minutos por local.

Porque é que os clientes acabam na Rentalbuddy

Eis o que o cliente vê e de onde vem cada elemento:

• O remetente do email. Os emails de reserva são enviados a partir do endereço no-reply da Rentalbuddy, e o nome do remetente que os clientes veem na caixa de entrada é atualmente RentalBuddy, não o nome da sua empresa.
• Respostas. Um cliente que carrega em Responder escreve para esse endereço no-reply. As respostas não chegam até si.
• A linha de contacto no email. O bloco Dados de contacto – Local mostra a morada do local e "Contacto: [telefone] or [email]" a partir dos contactos do próprio local. Se um local não tiver telefone nem email guardados, os clientes veem literalmente [Site Phone] e [Site Email] nesse sítio.
• As páginas de desbloqueio, de devolução e de cancelamento. Dizem "Se tiver alguma dúvida, contacte-nos em [email] ou [telefone]." com o email e o telefone do local. Se estiverem vazios, a frase fica com espaços em branco onde deviam estar os seus dados.
• "powered by Rentalbuddy". A janela de reserva e a página de desbloqueio mostram um pequeno logótipo powered by Rentalbuddy com ligação para rentalbuddy.io. Sem nenhum contacto seu em lado nenhum, é essa a ligação que os clientes seguem.

Por isso, a correção mais importante são os contactos do local. Alimentam de uma só vez o email, as páginas de desbloqueio e de devolução e a mensagem "não disponível" da janela de reserva.

Preencha os contactos de cada local

1. Aceda a Locais e abra o local.
2. No separador Definições do local, procure o cartão Local e contactos.
3. Preencha Email do local e Telefone do local com o endereço e o número que os seus clientes devem usar — os que alguém atende de facto durante o aluguer. Acima do campo de email, o cartão lembra: "Os seus clientes veem o email e o telefone do local na reserva e nos emails de confirmação."
4. Carregue em Guardar.

Repita para cada local: os dados são guardados por local, e cada reserva usa os dados do seu próprio local. Se tiver vários locais com o mesmo contacto, Copiar de ("Copiar email e telefone de outro local.") abre Copiar contactos, onde escolhe em Selecionar o local de onde copiar e confirma.

Os dois campos são obrigatórios. Um novo local recebe-os preenchidos a partir dos contactos da sua conta quando o cria (altere-os se o sítio tiver contactos próprios), e o separador não pode ser guardado sem eles: o email tem de ser válido e o número de telefone precisa de pelo menos seis dígitos. O email ou o número de telefone da própria Rentalbuddy são recusados: "Estes são os contactos da Rentalbuddy. Introduza os seus, para que os clientes o contactem a si e não a nós." Os clientes que recebem o telefone ou o email da Rentalbuddy chegam a uma equipa que não pode abrir fechaduras nem alterar reservas por eles.

Os locais mais antigos, guardados antes de estes campos serem obrigatórios, podem ainda não os ter ou conter os dados da Rentalbuddy. A Rentalbuddy assinala-os:

• o cartão Local e contactos diz "Este local não tem email nem telefone para os clientes, por isso as confirmações de reserva não lhes dão forma de o contactar." ou "Este local ainda mostra os contactos da Rentalbuddy, por isso os clientes que precisam de ajuda contactam-nos a nós em vez de a si.",
• o separador Definições do local recebe uma marca, e a lista Locais mostra uma marca a seguir ao nome do local,
• Início lista-o em A rever: "Faltam a Beach contactos para os clientes.", com Abrir local.

As marcas desaparecem assim que guardar dados válidos seus. Volte a verificá-los sempre que mudar um membro da equipa ou um número de telefone; a Rentalbuddy não consegue saber se alguém ainda atende esse número.

Verifique o bloco de contactos nos seus emails

O bloco Dados de contacto – Local está ativado nos modelos de email padrão. Para o verificar:

1. Aceda a Definições → Emails e abra o seu email de confirmação.
2. Confirme que Dados de contacto – Local está ativado.
3. Faça o mesmo nos seus emails de lembrete.

A pré-visualização do editor mostra contactos de exemplo, não os seus, por isso veja uma confirmação real — a sua própria cópia, ou uma de Fazer uma reserva de teste na barra superior do local, ao lado de Guardar. Se mostrar [Site Phone] ou [Site Email], o local dessa reserva não tem contactos guardados.

Se usar a variável [Site phone] no texto dos seus próprios emails, ela fica simplesmente em branco quando o local não tem telefone guardado.

Encontra mais sobre os modelos de email, incluindo os blocos Texto de introdução e Texto de encerramento, onde pode acrescentar uma frase como "Dúvidas durante o aluguer? Ligue-nos para…", no guia sobre emails de confirmação e de lembrete.

As respostas ao email de confirmação não chegam até si

O endereço do remetente é um endereço no-reply e não pode ser alterado no painel de administração, e não existe nenhuma definição para um endereço de resposta. Por isso:

• diga aos clientes no texto do email como o podem contactar — telefone e email — em vez de esperar que respondam,
• mantenha Dados de contacto – Local ativado e os contactos do local preenchidos.

Se um cliente disser "Respondi ao email e ninguém me respondeu", a resposta foi para o endereço no-reply; peça-lhe que use o número de telefone ou o email que constam da confirmação.

A mensagem de erro na página de desbloqueio indica a sua pessoa de contacto

Se algo correr mal na página de desbloqueio, o cliente vê Ocorreu um erro e "Tente novamente ou contacte [nome] em [local] através de [telefone]." O nome é o Nome da pessoa de contacto no separador Conta em Definições, e o telefone é o Telefone do local do local. Mantenha ambos atualizados — é esta a mensagem que um cliente lê quando está diante de uma fechadura que não lhe dá um código.

Verifique os seus Termos e Condições

Os clientes têm de assinalar "Aceito os Termos e Condições." no pagamento, e o texto que abrem aí é o seu. Já houve empresas que publicaram termos de modelo cheios de marcadores, ou termos com o nome e os contactos de outra empresa, e os clientes contactaram então quem os termos indicavam.

1. Aceda a Definições → Fluxo do cliente (ou ao separador Fluxo do cliente do próprio local, se o local usar definições específicas do local).
2. Em Definições principais, procure Termos e Condições — "Os clientes aceitam este texto no pagamento quando assinalam "Aceito os Termos e Condições". É o acordo juridicamente vinculativo entre si e o cliente, por isso mantenha-o completo e atualizado."
3. Carregue em Editar termos. Se o cartão disser "Ainda não foram adicionados termos.", os clientes estão a aceitar um texto vazio.
4. Confirme que os termos indicam a sua empresa e os seus contactos, e que não contêm restos de texto de modelo, como marcadores entre parênteses retos.

A Rentalbuddy também ajuda aqui: termos com texto de marcador de um modelo, termos muito curtos, ausência de termos ou o mesmo texto em vários idiomas são assinalados no separador Fluxo do cliente e em Início, em A rever (por exemplo "Os termos e condições de Beach precisam de ser revistos."). O guia do fluxo do cliente enumera as verificações.

A Rentalbuddy pode partilhar modelos de termos de exemplo, a pedido. São apenas um ponto de partida; adapte-os ao seu negócio e peça que sejam verificados para o seu país.

Responda às perguntas habituais antes de os clientes as fazerem

Muitas perguntas dos clientes são "o que está incluído?", "onde fica exatamente?" e "posso cancelar?". Se as respostas não estiverem em lado nenhum no fluxo de reserva, os clientes vão à procura de um contacto — e o mais fácil de encontrar pode ser o nosso.

• Página de reserva da Rentalbuddy — se os clientes reservam numa página que a Rentalbuddy aloja para si, preencha a secção Conteúdo no separador Site do local: Nome da empresa, Slogan e Descrição ("Edite o slogan e a descrição para cada idioma usado na página de reserva.").
• Descrições dos produtos — indique o que está incluído, os tamanhos e o que o cliente tem de trazer. Consulte o guia sobre criar e gerir produtos.
• O email de confirmação — indicações de como chegar, instruções de levantamento e as suas regras de cancelamento no texto do email; o bloco Como chegar – Local acrescenta uma ligação para o mapa.

Contas geridas por um parceiro

Se um parceiro da Rentalbuddy configurou e gere a sua conta, o lado do cliente é igual: os seus clientes veem os contactos guardados nos seus locais, por isso os passos acima aplicam-se sem alterações.

Para as suas próprias dúvidas enquanto empresa de aluguer, o seu parceiro é normalmente o primeiro contacto. Em Definições → Faturação, o painel de administração indica-o: "Esta conta é gerida por [parceiro]." ou "O seu plano é feito através de [parceiro]. Para mais informações sobre o seu plano, visite [ligação]."

Parceiros que configuram locais para os seus clientes: preencham o telefone e o email do próprio cliente em cada local que criam, não os vossos nem os da Rentalbuddy.

Uma verificação rápida antes da época

• Todos os locais têm Email do local e Telefone do local preenchidos com os seus próprios dados, e Início não mostra nada sobre contactos em A rever.
• Um email de confirmação real mostra os seus dados, sem [Site Phone] nem [Site Email].
• Os seus termos em Definições principais são seus, estão completos e não têm marcadores de modelo.
• O Nome da pessoa de contacto no separador Conta é alguém que ainda trabalha consigo.
• O texto dos seus emails diz aos clientes como o contactar durante o aluguer.

Perguntas frequentes

Porque é que os nossos clientes telefonam para a Rentalbuddy em vez de para nós? Normalmente porque o Telefone do local e o Email do local de um local mais antigo estão vazios ou ainda são os da Rentalbuddy, por isso o único nome no email e na página de desbloqueio é o nosso. Preencha os seus no separador Definições do local de cada local; esses locais estão marcados e listados em Início, em A rever.

Onde é que os clientes veem o email e o telefone do local? Na reserva e nos emails de confirmação, como diz a linha acima do campo de email. As páginas de desbloqueio, de devolução e de cancelamento também os mostram.

Porque é que não consigo guardar o número de telefone da Rentalbuddy como telefone do local? Os clientes telefonariam para a Rentalbuddy, que não os pode ajudar com a reserva. Introduza um número e um endereço de email que a sua própria equipa atenda.

O email de confirmação diz "[Site Phone]" e "[Site Email]" — o que é isso? Esse local não tem telefone nem email guardados. Adicione-os em Local e contactos, no separador Definições do local do local; os emails seguintes mostram os seus dados reais.

Os clientes respondem ao email de reserva, mas nunca o recebemos. O email vem de um endereço no-reply e as respostas não chegam até si. Coloque o seu telefone e email no texto do email e mantenha Dados de contacto – Local ativado.

Posso alterar o nome ou o endereço do remetente dos emails? Não no painel de administração. Os emails vêm do endereço no-reply da Rentalbuddy e mostram atualmente RentalBuddy como remetente, por isso garanta que os seus próprios contactos estão no próprio email.

Como coloco o nosso número de telefone no email enviado após a reserva? Guarde-o como Telefone do local no local; o bloco Dados de contacto – Local do email mostra-o automaticamente.

Os nossos termos mencionam outra empresa e texto de marcador — onde os altero? Em Definições → Fluxo do cliente → Definições principais → Termos e Condições → Editar termos, ou no separador Fluxo do cliente do próprio local, se este usar definições específicas do local.

A nossa conta é gerida por um parceiro — quem é que os nossos clientes contactam? A si. Os seus clientes veem os contactos dos seus locais; o parceiro é o seu próprio contacto para dúvidas sobre a sua conta.

A Rentalbuddy responde aos nossos clientes por nós? Não. A Rentalbuddy dá suporte a si enquanto empresa de aluguer; os clientes precisam de chegar até si, e é por isso que os seus contactos têm de estar em todos os locais.